AJAN GRUP ŞİRKETLERİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

1. GİRİŞ

Ortak veri sorumluları olarak AJAN ELEKTRONİK SERVİS SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ile iştiraki/kardeş şirketi olan AJAN MAKİNA VE YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ve AJAN YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (hepsi birlikte “AJAN” veya “Şirketlerimiz” olarak anılacaktır) için müşterilerimiz, çalışanlarımız, çalışan adaylarımız ve ilişki içinde olduğumuz diğer tüm gerçek kişilere ait kişisel verilerin korunması ve hukuka uygun şekilde işlenmesi en üst düzey kurumsal önceliklerimiz arasında yer almaktadır.

İşbu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”) ve Şirketlerimiz bünyesinde uygulanan diğer yazılı prosedürler ile hedeflenen; AJAN ile ticari, sözleşmesel veya idari ilişki kuran ürün veya hizmet alıcılarımızın, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, iş birliği içinde olduğumuz kurum ve tedarikçi çalışanlarının ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun” veya “KVKK”) ve ilgili mevzuata tam uyumlu biçimde işlenmesini, korunmasını ve bu süreçlerin şeffaf bir şekilde yönetilmesini sağlamaktır.

Bu kapsamda, KVKK ve ilgili ikincil düzenlemeler gereğince kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması, hukuka aykırı olarak işlenmesinin ve erişilmesinin önlenmesi amacıyla Şirketlerimiz tarafından gerekli tüm teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

Şirketlerimiz, kişisel verilerin işlenmesi süreçlerinde KVKK’nın 4. maddesinde düzenlenen ve aşağıda belirtilen temel ilkeleri rehber edinmekte ve tüm iş süreçlerini bu prensipler doğrultusunda yürütmektedir:

• Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Olma: Veri işleme faaliyetlerinde şeffaflık, adalet ve ölçülülük esas alınarak, veri sahiplerine karşı dürüstlük prensibine uygun hareket edilmesi.
• Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olma: Veri sahiplerinin haklarının korunması adına, işlenen kişisel verilerin doğruluğunun sağlanması ve verilerin güncel tutulması için gerekli idari ve teknik mekanizmaların işletilmesi.
• Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşlenme: Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceğinin net bir şekilde belirlenmesi ve bu amaçların meşru ticari/hukuki sınırlarda kalması.
• İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma: Yalnızca belirlenen amaçların gerçekleştirilmesi için gerekli olan verilerin toplanması; amaç dışı veya aşırı veri işleme faaliyetlerinden kaçınılması.
• İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Edilme: Verilerin ucu açık sürelerle saklanmaması, yasal zamanaşımı ve meşru saklama kriterleri sona erdiğinde kurumsal imha kurallarına tabi tutulması.
• Hukuka Uygun İşleme Şartlarına Dayanma: Kişisel verilerin ancak Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde düzenlenen yasal istisnalara (sözleşmenin ifası, kanun hükmü, meşru menfaat vb.) veya veri sahibinin özgür iradesiyle sunacağı açık rızaya dayalı olarak işlenmesi.
• İlgili Kişileri Aydınlatma ve Bilgilendirme: Veri toplama kanallarının tamamında yasal aydınlatma yükümlülüğünün eksiksiz yerine getirilmesi ve şeffaflığın sağlanması.
• Veri Sahibi Haklarının Korunması: İlgili kişilerin Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki yasal haklarını (bilgi alma, düzeltme, silme vb.) kullanabilmeleri için gerekli kurumsal altyapının ve başvuru mekanizmalarının oluşturulması.
• Veri Güvenliğinin Sağlanması: Kişisel verilerin korunması, siber saldırıların önlenmesi ve veri sızıntılarının engellenmesi amacıyla güncel idari ve teknik güvenlik tedbirlerinin eksiksiz uygulanması.
• Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması: Sağlık verileri ve adli sicil kayıtları başta olmak üzere özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde ve korunmasında, KVKK Kurulu düzenlemelerine ve güncel mevzuat reformlarına uygun özel koruma mekanizmalarının işletilmesi.

2. POLİTİKANIN AMACI

İşbu Politikanın temel amacı; AJAN tarafından hukuka uygun ve meşru sınırlar içinde yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri ile kişisel verilerin korunmasına yönelik uygulanan idari ve teknik sistemler hakkında açıklamalarda bulunmak; bu doğrultuda Şirketlerimizin kişisel verileri işlenen tüm gerçek kişilere karşı yasal hesap verebilirlik, açıklık ve şeffaflık yükümlülüklerini eksiksiz şekilde yerine getirmektir.

3. POLİTİKANIN KAPSAMI

İşbu Politika; Şirketlerimizin faaliyet gösterdiği tüm üretim tesisleri, idari merkezler, bölge müdürlükleri, internet siteleri, mobil uygulamalar ve geleneksel/dijital ticari kanallar genelinde;

• Gerçek kişi müşterilerimizin (şahıs şirketleri ve gerçek kişi tacirler),
• Kurumsal müşterilerimizin (tüzel kişilerin) hissedarları, yetkilileri ve irtibat kişilerinin (çalışanlarının),
• Şirketlerimizin çalışanlarının ve çalışan adaylarının,
• Fiziki yerleşkelerimizi ziyaret eden misafirlerimizin (ziyaretçilerin),
• Tedarikçilerimizin, alt yüklenicilerimizin ve iş ortaklarımızın çalışanları ile yetkililerinin,
• AJAN ile hukuki veya ticari ilişki içinde olan diğer tüm üçüncü kişilerin,

tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine (özel nitelikli kişisel veriler dahil) ilişkindir.

4. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR

Şirketlerimiz (AJAN Elektronik ve AJAN Makina), Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, bu verilere yetkisiz ve hukuka aykırı olarak erişilmesini engellemek ve verilerin mevzuata uygun şekilde muhafazasını sağlamak amacıyla; teknolojik imkânlar, sektörel dinamikler ve uygulama maliyetlerini gözeterek gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda periyodik iç ve dış denetimleri yürütmektedir.

4.1. Teknik Tedbirler

Şirketlerimiz bünyesinde dijital ve elektronik ortamlarda güvenliği sağlamak, veri sızıntılarını engellemek ve yetkisiz erişimlerin önüne geçmek amacıyla uygulanan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

• Ağ ve Uygulama Güvenliği: Siber saldırılara karşı şirket ağ altyapısı ve kullanılan kurumsal yazılımların güvenliği güncel duvar yazılımları (Firewall) ve ağ güvenlik sistemleri ile korunmaktadır.
• Erişim ve Yetki Matrisi: Çalışanlar için görev tanımlarına ve iş süreçlerine uygun bir “Yetki Matrisi” oluşturulmuştur. Her çalışan, yalnızca işinin ifası için zorunlu olan veri tabanlarına ve klasörlere erişebilmektedir.
• Görev Değişikliği ve İşten Ayrılma Süreçleri: Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların sistem, e-posta ve veri tabanlarındaki erişim yetkileri Bilgi Teknolojileri departmanı tarafından eş zamanlı olarak tamamen kaldırılmakta ve tahsis edilen cihazlar arındırılmaktadır.
• Kullanıcı Hesap Yönetimi: Tüm kurumsal sistemlerde kullanıcı hesap yönetimi ve güvenli şifre politikaları uygulanmakte, yetkisiz giriş denemeleri sistem logları üzerinden takip edilmektedir.
• Zararlı Yazılım Koruması (Anti-Virüs): Şirket bilgisayarları, sunucuları ve uç cihazlar siber tehditlere, fidye yazılımlarına (ransomware) ve virüslere karşı güncel anti-virüs ve uç nokta güvenliği (EDR/MDR) sistemleri ile donatılmıştır.
• Veri Kaybı Önleme (DLP): Şirket dışına yetkisiz veri çıkışını engellemek amacıyla gerekli durumlarda veri kaybı önleme yazılımları ve log yönetim mekanizmaları işletilmektedir.
• Güvenli Veri Aktarımı ve Şifreleme: Taşınabilir bellek (USB), harici disk gibi ortamlarda aktarılan veriler ile ağ yoluyla gerçekleştirilen veri transferlerinde kriptografik (şifreli) yöntemler veya kapalı sistem ağ yapıları kullanılmaktadır.
• Özel Nitelikli Verilerin Güvenliği: Sağlık verileri veya adli sicil kayıtları gibi özel nitelikli kişisel veriler e-posta yoluyla gönderilecekse, mutlaka şifreli dosya formatında ve KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) veya kurumsal e-posta hesapları üzerinden uçtan uca güvenli kanallarla iletilmektedir.
• Yedekleme Sistemleri: Olası veri kaybı, siber saldırı veya çökme risklerine karşı kişisel veriler düzenli olarak yedeklenmekte; yedeklenen verilerin fiziki ve dijital güvenliği de birincil veri tabanları ile aynı standartta korunmaktadır.
• Fiziki Ortam Güvenliği: Kişisel veri içeren sunucu odaları, arşivler ve fiziki evrak depolarına giriş-çıkışlar kartlı geçiş veya kilit sistemleri ile sınırlandırılmış, yetkisiz kişilerin erişimi engellenmiştir.

4.2. İdari Tedbirler

Şirketlerimiz bünyesinde kurumsal veri koruma kültürünü yerleştirmek, farkındalığı artırmak ve operasyonel riskleri yönetmek amacıyla uygulanan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

• Politika ve Prosedürler: Şirket içi veri işleme süreçlerini disipline etmek amacıyla erişim, bilgi güvenliği, saklama ve imha konularında kurumsal politika ve uygulama prosedürleri yürürlüğe alınmıştır.
• Çalışan Eğitimleri ve Farkındalık: Tüm çalışanlara işe girişlerinde ve belirli periyotlarla kişisel verilerin korunması, bilgi güvenliği ve veri ihlallerinin önlenmesi konularında farkındalık eğitimleri verilmektedir.
• Gizlilik Taahhütnameleri: Çalışanlar ile imzalanan iş sözleşmelerine ve insan kaynakları mevzuatına ek olarak, veri güvenliği ve sır saklama yükümlülüklerini içeren bağlayıcı gizlilik taahhütnameleri akdedilmektedir.
• Disiplin Düzenlemeleri: Şirket içi veri güvenliği kurallarına, politikalara ve prosedürlere aykırı davranan çalışanlar için uygulanacak yaptırımları içeren net disiplin kuralları ve cezai şartlar mevcuttur.
• Sözleşmelerde Veri Güvenliği Hükümleri: Tedarikçiler, taşeronlar, kargo firmaları ve iş ortakları ile imzalanan tüm ticari sözleşmelere, KVKK m. 8 ve m. 9 hükümlerine uygun, tarafların veri güvenliği sorumluluklarını belirleyen özel “Veri Güvenliği ve Gizlilik Maddeleri” eklenmektedir.
• Veri İşleyenlerin Denetimi ve Farkındalığı: Şirketlerimiz adına dışarıdan veri işleyen hizmet sağlayıcıların (yazılım firmaları, dış muhasebe/danışmanlık servisleri vb.) veri güvenliği standartları sözleşmelerle güvence altına alınmakta ve bu firmaların farkındalık düzeyleri takip edilmektedir.
• Fiziki Evrak Güvenliği: Kağıt ortamında aktarılan veya muhafaza edilen kişisel veriler (özlük dosyaları, fiziki servis formları vb.) kilitli dolaplarda saklanmakta ve üçüncü kişilerin göremeyeceği şekilde “Gizlilik Dereceli Belge” statüsünde korunmaktadır.
• Risk ve Tehdit Analizleri: Şirketlerin iş süreçlerinde kişisel verilerin korunmasına yönelik mevcut risk ve tehditler periyodik olarak analiz edilerek veri minimizasyonu (verilerin mümkün olduğunca azaltılması) ilkesi uygulanmaktadır.
• İhlal Bildirim Mekanizması: Olası bir kişisel veri ihlali durumunda, durumun hızlı bir şekilde tespit edilmesi, Hukuk ve IT birimlerine raporlanması ve Kanun uyarınca 72 saat içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na ve ilgili kişilere bildirilmesi amacıyla bir “Veri İhlali Müdahale Planı” kurgulanmıştır.
• Fiziki Ortamların Dış Risklere Karşı Korunması: Kişisel veri içeren fiziki ortamların ve arşivlerin yangın, sel, hırsızlık gibi dış risklere karşı korunması amacıyla gerekli yapısal güvenlik tedbirleri (yangın söndürme sistemleri, alarm, su yalıtımı vb.) alınmıştır.

5. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI VE TALEPLERİ

Şirketlerimiz (AJAN Elektronik ve AJAN Makina), Kanun’un 13. maddesi uyarınca veri sahiplerinin (ilgili kişilerin) hak arama özgürlüklerini güvence altına almak amacıyla gerekli tüm idari ve teknik mekanizmaları kurgulamıştır. Bu kapsamda, kurumsal düzeyde bir “Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü” oluşturulmuş ve kanuni başvuru koşullarını taşımayan taleplerin yasal eksikliklerinin giderilmesi amacıyla standart yönlendirme şablonları devreye alınmıştır.

5.1. Başvuru Yöntemleri

Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler, KVKK’nın 11. maddesinde düzenlenen haklarına ilişkin taleplerini, kimliklerini teyit edici belgelerle birlikte aşağıda belirtilen resmi kanallardan biri vasıtasıyla Şirketlerimize iletebilirler:

• Fiziki Yazılı Başvuru: Şirket yerleşkemiz olan “10039 Sok. No:10 AOSB – Çiğli / İzmir 35620 Türkiye” adresine şahsen kimlik ibrazı ile veya noter kanalıyla ıslak imzalı dilekçe göndererek,
• Kayıtlı Elektronik Posta (KEP): Şirketlerimizin kurumsal KEP adreslerine, güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanmak suretiyle elektronik olarak,
• Sistemde Kayıtlı E-Posta: İlgili kişi tarafından Şirketlerimize daha önce bildirilen ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle kvkk@ajancnc.com adresine e-posta göndererek,
• Yazılım/Uygulama Entegrasyonu: İlerleyen süreçlerde başvuru amacına yönelik olarak Şirketlerimizce geliştirilebilecek özel bir yazılım, web formu veya mobil uygulama altyapısı üzerinden.

5.2. Taleplerin Sonuçlandırılması ve Süreç

Şirketlerimiz, usulüne uygun olarak iletilen talepleri, talebin niteliğine göre en geç 30 (otuz) gün içinde inceleyecek, yasal gerekçelerini oluşturacak ve ücretsiz olarak cevaplandıracaktır. Ancak, işlemin Şirketlerimiz için ek bir maliyet gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret veri sahibinden talep edilebilecektir.

İlgili kişilerin bu prosedüre uygun olarak yapacakları başvurular doğrultusunda; kendilerine ait kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenme amaçlarını kontrol etme, yurt içi/yurt dışı aktarım detaylarına erişme ve kanunun ilgili maddesindeki tüm hakları talep etme yetkileri tam bir şeffaflıkla işletilmektedir.

(Veri sahiplerinin haklarının kapsamı, başvuru usulünün teknik detayları ve bu sürecin işletilmesine ilişkin daha ayrıntılı açıklamalar işbu Politika’nın 18. maddesinde detaylandırılmıştır.)

6. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca; başkaları tarafından öğrenildiği takdirde ilgili kişinin mağduriyetine veya ayrımcılığa maruz kalmasına neden olabilecek nitelikteki verilere “özel nitelikli kişisel veri” denilerek özel bir hukuki koruma rejimi atfedilmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

Şirketlerimiz (AJAN Elektronik ve AJAN Makina), yasal mevzuat reformları doğrultusunda güncellenmiş olan KVKK’nın 6. maddesine tam bir uyumla hareket etmektedir. Bu kapsamda özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasında aşağıdaki kurumsal esaslar uygulanır:

• Mevzuata Uygunluk: Özel nitelikli kişisel veriler, Kanun’un güncel 6. maddesinin 2. fıkrasında sayılan yasal istisnaların (istihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik mevzuatından doğan zorunluluklar veya kanunlarda açıkça öngörülme durumları vb.) varlığı halinde açık rıza aranmaksızın; bu istisnaların bulunmadığı durumlarda ise ancak veri sahibinin özgür iradesiyle sunacağı açık rızaya dayalı olarak işlenir.
• Yeterli Önlemlerin Alınması: Şirketlerimiz, özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğini sağlamak adına Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayımlanan “Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler” kararına tam uyumlu ayrı bir idari ve teknik güvenlik protokolü işletmektedir.
• Erişim Kısıtlaması ve Şifreleme: Sağlık verileri (işe giriş/periyodik muayene raporları) ve adli sicil kayıtları gibi verilere erişim yetkisi sadece ilgili İnsan Kaynakları ve İşyeri Hekimliği personeli ile sınırlandırılmıştır. Bu verilerin elektronik ortamdaki transferlerinde (e-posta, ağ içi paylaşım) kriptografik şifreleme yöntemleri ve güvenli kanallar zorunlu olarak kullanılır.
• Periyodik Denetim: Özel nitelikli kişisel verilerin saklandığı fiziki arşivler ile dijital veri tabanları, veri sızıntısı ve yetkisiz erişim risklerine karşı düzenli olarak iç denetimlere tabi tutulmaktadır.

7. AJAN ELEKTRONİK ÇALIŞANLARININ, KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ KONUSUNDA EĞİTİMLERİ

Şirketlerimiz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve verilere yetkisiz şekilde erişilmesini önlemek, veri güvenliği bilincini kurumsal bir kültür haline getirmek amacıyla çalışanlarına yönelik sistematik farkındalık programları yürütmektedir. Bu kapsamda uygulanan eğitim esasları aşağıda belirtilmiştir:

• Oryantasyon Eğitimleri: Şirketlerimiz bünyesinde yeni işe başlayan tüm çalışanlara, göreve başlama süreçlerinin bir parçası olarak KVKK temel kavramları, kurumsal veri güvenliği kuralları ve veri ihlali durumlarında izlenecek prosedürler hakkında oryantasyon eğitimi verilir.
• Periyodik Farkındalık Eğitimleri: Mevcut çalışanların mevzuattaki güncel değişikliklerden haberdar olması ve veri koruma reflekslerinin canlı tutulması amacıyla, belirli periyotlarla (yıllık/dönemsel) yenileme eğitimleri ve farkındalık çalışmaları (şirket içi bilgilendirme bültenleri, duyurular) düzenlenir.
• Rol Bazlı Özel Eğitimler: İnsan Kaynakları, Bilgi Teknolojileri (IT), Satış-Pazarlama, Muhasebe-Finans ve Satış Sonrası Servis gibi yoğun şekilde kişisel veri veya özel nitelikli kişisel veri işleyen departman çalışanlarına, kendi departmanlarının operasyonel risklerine özgülenmiş ileri düzey teknik ve hukuki eğitimler sağlanır.
• Yaptırım ve Taahhüt: Eğitimler neticesinde tüm çalışanlardan kurumsal politikalara ve yasal mevzuata uyacaklarına dair bağlayıcı gizlilik ve veri güvenliği taahhütnameleri alınmakta; eğitim kurallarına aykırı davranışlar şirket içi disiplin prosedürleri kapsamında değerlendirilmektedir.

8. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR

Şirketlerimiz (AJAN Elektronik ve AJAN Makina), T.C. Anayasası’nın 20. maddesine ve KVKK’nın 4. maddesine tam bir uyum içinde hareket ederek; kişisel verilerin işlenmesi süreçlerinde hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk, doğruluk, güncellik, belirlilik, meşruluk, amaçla bağlantılılık, sınırlılık ve ölçülülük ilkelerini tüm operasyonlarında rehber edinmektedir.

Şirketlerimiz; kurumsal Veri İşleme Envanteri’nde ve her süreç/kişi grubu için özel olarak hazırlanan aydınlatma metinlerinde ilan edildiği üzere; gerçek kişi müşterilerinin (şahıs şirketleri), kurumsal müşterilerinin yetkili ve temsilcilerinin (irtibat kişilerinin), çalışanlarının, çalışan adaylarının, ziyaretçilerinin, tedarikçi/alt yüklenici çalışanlarının ve üçüncü kişilerin kişisel verilerini işlemektedir. Bu veri işleme faaliyetleri; ilgili kişilerin Şirketlerimiz ürün, hizmet ve dijital altyapılarından (Site, Ajanım Mobil Uygulaması vb.) en etkin şekilde yararlanabilmesi, ürün ve hizmet çeşitliliğinin geliştirilebilmesi, sözleşmelerin kurulması ve ifası, hakların tesisi, korunması ile mali/hukuki/ticari yükümlülüklerin eksiksiz yerine getirilmesi amaçlarıyla sınırlı olarak yürütülür.

Şirketlerimiz, KVKK’nın 10. maddesi uyarınca ilgili kişileri şeffaf bir şekilde aydınlatmakta; Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde düzenlenen yasal istisnaların bulunmadığı durumlarda ilgili kişilerin özgür iradeli açık rızalarını talep etmekte ve tüm bu süreçlerde aşağıda belirtilen kriterleri esas almaktadır:

8.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme

Şirketlerimiz, kişisel verilerin işlenmesinde yürürlükteki yasal düzenlemelerle getirilen kuralların yanı sıra genel güven, adalet ve dürüstlük kurallarına tam bir uyum içinde hareket eder. Dürüstlük kuralına uygunluk ilkesi uyarınca Şirketlerimiz, meşru ticari hedeflerine ulaşmaya çalışırken, verisi işlenen ilgili kişilerin çıkarlarını, haklarını ve makul beklentilerini her zaman dikkate alır; veri sahipleri nezdinde yanıltıcı, öngörülemez veya gizli veri işleme faaliyetlerinde bulunmaz.

8.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

İşlenen kişisel verilerin doğru ve güncel olarak muhafaza edilmesi, Şirketlerimizin aktif özen yükümlülüğü altında olduğu gibi, ilgili kişilerin temel hak ve özgürlüklerinin korunması açısından da kritik önem arz eder. Şirketlerimiz; veri sahiplerinin bilgilerini doğrulamaları, hatalı verilerini düzeltmeleri ve değişen bilgilerini güncellemeleri amacıyla gerekli tüm kurumsal iletişim kanallarını, başvuru mekanizmalarını ve veri güncelleme altyapılarını açık ve erişilebilir tutmaktadır.

8.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

Şirketlerimiz, kişisel veri işleme amaçlarını net, kesin, meşru ve hukuka uygun sınırlar içinde henüz veri toplama aşamasında belirlemektedir. Yürütülen endüstriyel imalat, satış, lojistik ve satış sonrası servis faaliyetleri ile doğrudan bağı veya meşruiyeti bulunmayan hiçbir amaçla kişisel veri toplanmamakta ve işlenmemektedir.

8.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Şirketlerimiz, kişisel verileri yalnızca iştigal konusu olan ticari faaliyetlerin yürütülmesi ve belirlenen meşru amaçların gerçekleştirilebilmesi için gerekli olan kapsamda işlemektedir. Bu doğrultuda “Veri Minimizasyonu” ilkesi uygulanarak; hedeflenen amacın gerçekleştirilmesine elverişli olmayan, ihtiyaç duyulmayan veya gelecekte kullanılabileceği varsayımıyla toplanan aşırı ve gereksiz veri işleme faaliyetlerinden kesinlikle kaçınılmaktadır.

8.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

Şirketlerimiz, kişisel verileri ancak yasal mevzuatta açıkça belirtilen zamanaşımı süreleri veya verilerin işlenme amacının gerektirdiği meşru süreler boyunca muhafaza etmektedir. Bu kapsamda izlenen operasyonel süreç şu şekildedir:

• Veri işleme faaliyetine başlanmadan önce ilgili mevzuatta (TTK, VUK, TBK vb.) verinin saklanması için amir bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilir.
• Yasal bir süre belirlenmişse bu süreye tam olarak riayet edilir; yasal bir süre öngörülmemişse veriler, yalnızca işlenme amaçlarının geçerliliğini koruduğu ve Şirketlerimizin yürürlükteki Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ile Veri İşleme Envanteri’nde taahhüt ettiği süreler kadar saklanır.
• Belirlenen yasal veya meşru saklama sürelerinin dolması, sözleşmesel zamanaşımı sürelerinin tükenmesi veya verinin işlenme nedenlerinin ortadan kalkması halinde; kişisel veriler yasal yükümlülüklerimiz çerçevesinde ilk periyodik imha döneminde silinir, yok edilir veya tamamen anonim hale getirilir.

9. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ

Şirketlerimiz (AJAN Elektronik ve AJAN Makina), KVKK’nın 10. maddesine ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ’e tam bir uyumla, kişisel verilerin elde edilmesi esnasında ilgili kişileri şeffaf bir şekilde bilgilendirmektedir.

Bu kapsamda Şirketlerimiz; veri sorumlularının kimliği, varsa temsilcisinin kimliği, kişisel verilerin hangi meşru amaçlarla işleneceği, işlenen verilerin kimlere ve hangi amaçlarla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile ilgili kişilerin Kanun’un 11. maddesinde sayılan yasal hakları konusunda, veri toplama kanalının niteliğine göre özelleştirilmiş aydınlatma faaliyetleri yürütmektedir. Katmanlı aydınlatma prensibi uyarınca uygulanan kurumsal mekanizmalar aşağıda belirtilmiştir:

• Fiziki Alanlarda Aydınlatma: Şirket yerleşkelerimizde, fabrikamızda, showroom ve idari ofislerimizde; personelin ortak kullanım alanlarında kolayca görebileceği “Personel Ön Aydınlatma Metinleri” ile fiziki yerleşkeyi ziyaret eden misafirlerin, kurumsal müşteri temsilcilerinin ve tedarikçilerin kolaylıkla erişebileceği ve bilgi edinebileceği görünür alanlarda “Ziyaretçi Katmanlı Aydınlatma Görselleri ve Metinleri” konumlandırılmıştır.
• Dijital Kanallarda Aydınlatma: Kurumsal internet sitemiz (ajancnc.com) üzerinde yer alan teklif isteme ve iletişim formlarının alt alanlarında, sipariş süreçlerinde ve Ajanım Mobil Uygulaması’nın üyelik/giriş ekranlarında, veri sahiplerinin onayına veya incelemesine sunulmuş dijital aydınlatma metinleri yer almaktadır.

10. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Şirketlerimiz, hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, KVKK’nın 12. maddesinde öngörülen gerekli tüm teknik ve idari güvenlik önlemlerini alarak, ilgili kişilerin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini yurt içindeki veya yurt dışındaki üçüncü kişilere aktarabilmektedir.

10.1. Kişisel Verilerin Yurt İçi Aktarımı (KVKK m. 8)

Kişisel verileriniz, Kanun’un 8. maddesinin 2. fıkrası uyarınca, işbu Politika’nın 5. maddesinde yer alan yasal veri işleme şartlarından (kanunlarda açıkça öngörülme, sözleşmenin kurulması veya ifası, Şirketlerimizin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ile meşru menfaatlerimiz) en az birinin varlığı halinde açık rıza aranmaksızın yurt içindeki üçüncü şahıslara, iş ortaklarına, tedarikçilere, bankalara, danışmanlara ve yetkili kamu kurumlarına aktarılabilecektir. Bu şartların bulunmadığı durumlarda ise aktarım ancak ilgili kişinin açık rızasına dayalı olarak gerçekleştirilir.

10.2. Kişisel Verilerin Yurt Dışı Aktarımı (KVKK m. 9)

Şirketlerimiz, bulut barındırma teknolojileri, küresel yazılım altyapıları (ERP, CRM sistemleri), web sitesi analiz araçları ve mobil uygulama anlık bildirim servisleri gibi operasyonel zorunluluklar kapsamında kişisel verileri yurt dışına aktarabilmektedir. Yurt dışı veri aktarımları, KVKK’nın güncel 9. maddesinde düzenlenen kurumsal güvence mekanizmalarına tam uyumlu olarak şu esaslar çerçevesinde yürütülür:

• Yeterlilik Kararı: Aktarımın yapılacağı yabancı ülkenin, ülke içerisindeki sektörün veya uluslararası kuruluşun Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yeterli korumaya sahip olduğunun ilan edilmiş olması durumunda veri aktarımı serbestçe gerçekleştirilir.
• Uygun Güvenceler (Standart Sözleşmeler – SCC): Yeterlilik kararının bulunmadığı durumlarda yurt dışı aktarımı; taraflar arasında Kurul tarafından ilan edilen ve veri koruma taahhütlerini içeren “Standart Sözleşme (Standart Sözleşme Maddeleri)” imzalanması ve imzalanan bu sözleşmenin yasal süresi içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na bildirilmesi suretiyle veya yasal olarak kabul edilen diğer uygun güvenceler (Bağlayıcı Şirket Kuralları vb.) kapsamında açık rıza aranmaksızın yapılır.
• Arızi (İstisnai) Haller: Yeterlilik kararının bulunmadığı ve uygun güvencelerin (Standart Sözleşme vb.) sağlanamadığı durumlarda yurt dışı aktarımı; ancak Kanun’un 9. maddesinin 6. fıkrasında sayılan arızi hallerin (aktarımın bir mesafeli satış sözleşmesinin veya teklif sürecinin ifası için zorunlu olması, bir hakkın tesisi veya savunulması için zorunlu olması gibi) varlığı halinde veya bu istisnaların da işletilemediği durumlarda veri sahibinin sürece ilişkin spesifik bilgilendirilerek sunacağı “Açık Rıza” şartına dayalı olarak gerçekleştirilir.

11. AJAN ELEKTRONİK KİŞİSEL VERİ ENVANTERİ VE KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI

Şirketlerimiz (AJAN Elektronik ve AJAN Makina) nezdinde; meşru, belirli, açık ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde düzenlenen yasal veri işleme şartlarına dayalı olarak ve işbu Politika’nın 8. maddesinde ilan edilen “altın ilkelere” tam bir bağlılıkla kişisel veriler işlenmektedir.

Şirketlerimiz, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayımlanan Veri Sorumluları Sicili Yönetmeliği uyarınca kurumsal bir Kişisel Veri İşleme Envanteri oluşturmuştur. Bu envanter yapısında; veri kategorileri, verinin kaynağı, işlenme amaçları, veri işleme hukuki sebepleri, aktarılan alıcı grupları, yurt dışı aktarım durumları ve teknik saklama/imha süreleri departman ve süreç bazlı olarak dinamik bir şekilde haritalandırılmıştır.

Şirketlerimiz bünyesinde işlenen ve kurumsal veri envanterimizde yer alan resmi kişisel veri kategorizasyonu ve kapsamları aşağıdaki tabloda detaylandırılmıştır:

Şirketlerimiz, veri işleme faaliyetlerini ve departmanlar arası veri akışlarını yukarıdaki resmi kategorizasyonu esas alarak oluşturduğu AJAN Kişisel Veri İşleme Envanteri ile sabitlemiş olup; tüm saklama, koruma ve yok etme süreçlerini bu sınıflandırmaya uygun olarak yürütmektedir.

12. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Şirketlerimiz (AJAN Elektronik ve AJAN Makina), kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri; 6698 sayılı Kanun’un 5. maddesinde ve reforme edilen güncel 6. maddesinin 2. fıkrasında belirtilen yasal veri işleme şartları ile sınırlı olarak işlemektedir.

Şirketlerimiz bünyesinde yürütülen veri işleme faaliyetleri, Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun resmi VERBİS (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi) kayıt modülündeki resmi amaç tanımları ile tam bir uyum içinde, aşağıda kurumsal fonksiyonlarına göre kategorize edilen meşru amaçlar doğrultusunda gerçekleştirilmektedir:

12.1. İnsan Kaynakları ve İstihdam Süreçlerine Yönelik Amaçlar

• Çalışan adaylarının başvuru, seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi,
• Çalışan adayları, stajyerler ve öğrenciler için süreçlerin planlanması,
• Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı (SGK, İş Kanunu vb.) yükümlülüklerin yerine getirilmesi, özlük dosyalarının oluşturulması,
• Çalışan memnuniyeti, bağlılığı, yetenek ve kariyer gelişimi faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Çalışanlar için yan haklar, menfaatler ve ücret politikalarının planlanması ve yürütülmesi,
• İş sağlığı ve güvenliği (İSG) faaliyetlerinin yürütülmesi, çalışanların işin gereklerine ehil olup olmadığının tespiti amacıyla sağlık dosyalarının oluşturulması,
• Yabancı personel çalışma ve oturma izni işlemlerinin takibi.

12.2. Ticari, Operasyonel ve Üretim Süreçlerine Yönelik Amaçlar

• Mal ve hizmet üretim, imalat ve endüstriyel operasyon süreçlerinin yürütülmesi,
• Mal ve hizmet satış süreçleri ile mesafeli satış/sipariş mekanizmalarının işletilmesi,
• Mal ve hizmet satış sonrası destek, kurulum, montaj ve periyodik teknik servis hizmetlerinin yürütülmesi,
• Tedarik zinciri yönetimi ile mal ve hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi,
• Lojistik, nakliye ve kargo faaliyetlerinin planlanması ve takibi,
• İş faaliyetlerinin yürütülmesi, sürekliliğinin sağlanması ve denetimi,
• Müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) süreçlerinin yürütülmesi,
• Firma, ürün ve hizmetlere bağlılık süreçlerinin planlanması, müşteri memnuniyetine yönelik aktivitelerin yürütülmesi,
• İş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi,
• Stratejik planlama ve yatırım süreçlerinin yürütülmesi,
• Şirket bünyesinde organizasyon, sponsorluk ve etkinlik yönetiminin gerçekleştirilmesi.

12.3. Pazarlama ve Analiz Süreçlerine Yönelik Amaçlar

• Ürün ve hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi,
• Pazarlama analiz çalışmalarının yapılması, kullanıcı deneyimlerinin optimize edilmesi,
• Açık rıza bulunması halinde reklam, kampanya ve promosyon süreçlerinin yürütülmesi.

12.4. Hukuk, Denetim ve Kurumsal Güvenlik Süreçlerine Yönelik Amaçlar

• Hukuk işlerinin takibi, yürütülmesi ve olası uyuşmazlıklarda savunma hakkının kullanılması,
• Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi, düzenleyici ve denetleyici resmi mercilerin talep ve denetimlerinin karşılanması,
• Faaliyetlerin yürürlükteki tüm ulusal ve uluslararası mevzuata uygun yürütülmesi,
• Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, hizmetler karşılığı yasal fatura/fiş tanzimi,
• İş ortakları ve üçüncü kişilerle sunulan ürün ve hizmetlere ilişkin finansal mutabakatların sağlanması, financial raporlama ve risk yönetimi işlemlerinin icrası,
• İç denetim, etik, soruşturma ve bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,
• Erişim yetkilerinin kontrolü ve veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini,
• Fiziksel mekan güvenliğinin temini (CCTV kamera kayıtları) ile taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin sağlanması,
• Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve fiziki takibi,
• Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yasal süreler dahilinde yürütülmesi.

12.5. Süreç Bazlı Operasyonel ve Ticari Amaç Detayları

Yukarıdaki VERBİS tanımlarına ek olarak, Şirketlerimiz kişisel verileri aşağıdaki spesifik operasyonel amaçlar doğrultusunda da işlemektedir:

• Hizmet kalitesini geliştirici analiz çalışmaları yapılması ve veri sahiplerine daha iyi dijital/fiziki hizmet sunulması,
• İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, veri sahiplerinden gelen soru, talep ve şikayetlere hızlı ve etkin cevap verilmesi,
• Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi ve tarafların kimliklerinin yasal olarak teyit edilmesi,
• Veri güvenliği kapsamında gerekli tüm teknik ve idari tedbirlerin aktif olarak alınması,
• İlgili mevzuat gereği saklanması zorunlu olan kurumsal/mali verilere ilişkin bilgilerin muhafaza edilmesi ve veri tutarlılığına ilişkin denetimlerin sağlanması.

13. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ

Şirketlerimiz (AJAN Elektronik ve AJAN Makina), işlemekte olduğu kişisel verileri ancak ilgili kanunlarda ve yasal mevzuatta açıkça öngörülen süreler boyunca veya verilerin işlenme amacının gerektirdiği meşru süreler sınırında muhafaza etmektedir.

13.1. Sürelerin Belirlenmesi Kriterleri

Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanacağı belirlenirken Şirketlerimiz tarafından aşağıdaki kademeli kriterler esas alınır:

• Mevzuattaki Amir Hükümler: İlgili veri grubunun saklanmasına ilişkin mevzuatta (TTK, VUK, Borçlar Kanunu, İş Kanunu vb.) yasal bir süre düzenlenmişse, veriler öncelikle bu kanuni süre boyunca muhafaza edilir.
• Amaç ve Operasyonel Süreler: Mevzuatta yasal bir süre öngörülmediği durumlarda kişisel veriler; Şirketlerimizin o veriyi işlerken yürüttüğü ticari faaliyetlerin doğası, sözleşmesel yükümlülükler ve kurumsal Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ile Kişisel Veri İşleme Envanteri’nde taahhüt edilen meşru süreler saklı kalmak kaydıyla işlenme amacının gerektirdiği süre kadar saklanır.

13.2. Amaç Sonrası Muhafaza ve Veri Tecridi (Kilitleme) Esasları

Kişisel verilerin birincil işlenme amacı sona ermiş ve ilgili mevzuat ile Şirketlerimizin belirlediği saklama sürelerinin sonuna gelinmiş olsa dahi; veriler, olası hukuki uyuşmazlıklarda yasal delil teşkil etmesi, hakların ileri sürülebilmesi veya savunma hakkının (hak arama özgürlüğünün) tesis edilebilmesi amacıyla muhafaza edilebilmektedir.

Bu istisnai muhafaza döneminde aşağıdaki katı yasal ve teknik kurallar uygulanır:

• Zamanaşımı Esası: Bu kapsamda belirlenecek sürelerin tesisinde; Borçlar Kanunu ve ilgili diğer mevzuatta düzenlenen yasal zamanaşımı süreleri (genel olarak 10 yıl) ile daha önce Şirketlerimize yöneltilen benzer nitelikteki yasal taleplerdeki uyuşmazlık örnekleri esas alınır.
• Veri Tecridi (Erişim Kilitlemesi): Olası uyuşmazlıklar için saklanan bu kişisel verilere, Şirketlerimizin rutin ticari operasyonları veya departmanları tarafından hiçbir şekilde erişilemez. Bu veriler sistem üzerinde teknik olarak izole edilir (kilitlenir) ve ancak yetkili adli/idari makamlarca resmi bir bilgi-belge talep edildiğinde veya bir dava/takip sürecinde savunma yapılması zorunlu olduğunda, yalnızca Şirketlerimizin Hukuk Müşavirliği / Hukuk Birimi yetkisi dahilinde erişime açılır.
• Nihai İmha: Bahsi geçen yasal uyuşmazlık ve zamanaşımı süreleri de tamamen sona erdikten sonra, kişisel veriler ilk periyodik imha döneminde Şirketlerimizin imha politikasına uygun olarak silinir, yok edilir veya geri döndürülemeyecek şekilde anonim hale getirilir.

14. AJAN ELEKTRONİK TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARILMA AMAÇLARI

Şirketlerimiz (AJAN Elektronik ve AJAN Makina), Kanun’un 10. maddesinde düzenlenen aydınlatma yükümlülüğü uyarınca; işlenen kişisel verilerin hangi alıcı gruplarına aktarıldığını şeffaf bir şekilde ilan etmektedir.

Şirketlerimiz, KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde düzenlenen yasal aktarım şartlarına sıkı sıkıya bağlı kalmak ve gerekli idari-teknik güvenlik önlemlerini almak kaydıyla, kişisel verileri aşağıda resmi kategorileri ve amaçları belirtilen paydaş alıcı gruplarına aktarabilmektedir:

15. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

Şirketlerimiz (AJAN Elektronik ve AJAN Makina) nezdinde yürütülen kişisel veri işleme faaliyetlerinde; Kanun’un 5. maddesinde düzenlenen yasal veri işleme şartları (hukuki sebepler) esas alınmaktadır.

Veri sahibinin özgür iradesiyle sunacağı “Açık Rıza”, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini mümkün kılan yasal dayanaklardan yalnızca biridir. Kanunda belirtilen ve aşağıda detaylandırılan yasal istisnalardan (şartlardan) en az birinin varlığı durumunda, ilgili kişiden açık rıza alınmaksızın kişisel verilerin işlenmesi mümkündür. Bir veri işleme faaliyeti, niteliğine göre aynı anda birden fazla hukuki sebebe de dayanabilmektedir.

Şirketlerimiz bünyesinde yürütülen veri işleme faaliyetlerinin dayandığı yasal şartlar, kapsamları ve kurumsal uygulama örnekleri aşağıdaki tabloda gösterilmiştir:

16. AJAN ELEKTRONİK, ŞİRKET BİNASI GİRİŞLERİ İLE BİNA İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ

Şirketlerimiz (AJAN Elektronik ve AJAN Makina), üretim tesisleri, idari merkezleri, depo ve showroom alanlarında fiziki ve dijital güvenliğin temini amacıyla; kapalı devre kamera (CCTV) sistemleri ile izleme, misafir giriş-çıkış takibi ve internet ağ trafik loglarının kayıt altına alınması süreçlerinde kişisel veri işleme faaliyetlerinde bulunmaktadır.

16.1. Güvenlik Kamerası (CCTV) ile İzleme Faaliyetleri

Şirketlerimiz; çalışanlarımızın, kurumsal müşteri temsilcilerinin, tedarikçilerin ve yerleşkelerimizi ziyaret eden tüm üçüncü kişilerin can ve mal güvenliğini korumak, Şirketlerimize ait taşınır/taşınmaz kaynakların güvenliğini sağlamak amacıyla kamera ile izleme faaliyeti yürütmektedir.

• Yasal Dayanak: Söz konusu izleme faaliyeti; KVKK’nın 5/2-f maddesinde düzenlenen “Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati” hukuki sebebine ve 5188 Sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili alt mevzuat amir hükümlerine uygun olarak sürdürülmektedir.
• Katmanlı Aydınlatma: Kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar verilmemesi adına, izleme yapılan tüm fiziki alanların ve yerleşke girişlerinin görünür noktalarında kamera resmi içeren “Katmanlı Aydınlatma/Uyarı Levhaları” asılmıştır. Bu levhalar vasıtasıyla veri sahipleri henüz izleme alanına girmeden önce bilgilendirilmektedir.
• Veri Güvenliği ve Erişim: Kamera izleme faaliyeti sonucunda elde edilen dijital kayıtlar, KVKK m. 12’ye uygun olarak yüksek güvenlikli sunucularda muhafaza edilmektedir. Söz konusu kayıtlara erişim yetkisi yalnızca sınırlı sayıda güvenlik ve idari işler sorumlusu ile sınırlandırılmış olup, yasal talepler (mahkeme, emniyet vb.) haricinde kesinlikle üçüncü kişilerle paylaşılmamaktadır.

16.2. Misafir Giriş-Çıkışlarının Takibi ve Kayıt Altına Alınması

Şirketlerimiz bünyesinde iş sürekliliğinin, fiziksel mekan güvenliğinin ve İSG (İş Sağlığı ve Güvenliği) süreçlerinin eksiksiz işletilmesi amacıyla, fabrika ve idari bina girişlerinde ziyaretçi/misafir kayıtları tutulmaktadır.

• Veri Toplama Esası: Şirketlerimize misafir olarak gelen kişilerin ad-soyad, imza ve temsil ettikleri kurumsal şirket bilgileri gibi kimlik ve iletişim verileri, giriş resepsiyonlarında fiziki ortamda veya dijital ziyaretçi takip yazılımları vasıtasıyla kayıt altına alınmaktadır.
• Şeffaflık ve Aydınlatma: Ziyaretçiler, giriş alanlarında fiziki olarak konumlandırılan veya dijital ekranlar üzerinden erişimlerine sunulan Ziyaretçi Aydınlatma Metinleri vasıtasıyla süreç hakkında şeffaf bir şekilde bilgilendirilmektedir. Toplanan veriler yalnızca yerleşke güvenliğinin tesisi amacı ile sınırlı olarak işlenmekte ve veri kayıt sistemine kaydedilmektedir.

16.3. Ziyaretçi ve Personel İnternet/Ağ Erişim Loglarının Saklanması

Şirketlerimiz, bina ve tesisleri içerisinde bulundukları süre boyunca çalışanlarına ve talep eden kurumsal misafirlerine/ziyaretçilerine kablosuz internet (Wi-Fi) ağı üzerinden internet erişim imkanı sağlayabilmektedir.

• 5651 Sayılı Kanun Uyarınca Loglama: Sunulan internet erişim süreçlerinde siber güvenliğin sağlanması ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla; kullanıcıların erişim sağladığı cihazlara ait IP adresi, MAC adresi, sisteme giriş-çıkış zaman damgaları ve trafik log kayıtları dijital ortamda otomatik olarak kaydedilmektedir.
• Muhafaza ve Aktarım Şartı: Söz konusu internet ağ trafik kayıtları, 5651 Sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi Kanunu ve bu kanuna bağlı ikincil mevzuatın amir hükümleri uyarınca 2 yıl boyunca saklanmaktadır. Bu kayıtlar rutin ticari faaliyetlerde kullanılmamakta; yalnızca yetkili adli/idari kamu kurum ve kuruluşları (emniyet, savcılık vb.) tarafından resmi olarak talep edilmesi halinde veya Şirketlerimiz içi siber güvenlik denetim süreçlerinde yasal yükümlülüklerimizin ifası amacıyla işlenmekte ve aktarılmaktadır.

17. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI (SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ) ŞARTLARI

5237 sayılı Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesi, KVKK’nın 7. maddesi ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayımlanan “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonimleştirilmesi Hakkında Yönetmelik” hükümleri uyarınca; kişisel veriler kanunlara uygun olarak işlenmiş olsalar dahi, işlenmesini gerektiren meşru sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Şirketlerimizin (AJAN Elektronik ve AJAN Makina) kendi kararına istinaden (re’sen) veya ilgili kişinin başvurusu üzerine silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Şirketlerimiz, bu yasal yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla Yönetmelik amir hükümleri uyarınca kurumsal düzeyde ayrı bir “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası” ve departman bazlı imha takvimi oluşturmuştur. Şirketlerimiz bünyesinde gerçekleştirilen imha faaliyetlerinde verinin niteliğine ve saklandığı ortama göre aşağıdaki yöntemler esas alınır:

• Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar (veriyi rutin operasyonda işleyen birim personeli) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi işlemidir.
• Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi (fiziki evrakların kırpılması/yakılması veya dijital verilerin de-magnetize edilmesi/üzerine veri yazılması) işlemidir.
• Kişisel Verilerin Anonim Hâle Getirilmesi: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir.

Şirketlerimiz, gerçekleştirdiği tüm periyodik veya anlık veri imha işlemlerini, yasal mevzuat uyarınca en az 3 (üç) yıl boyunca saklanması zorunlu olan kurumsal imha log kayıtları (tutanakları) ile kayıt altına almaktadır.

18. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI; BU HAKLARIN KULLANILMASI

Şirketlerimiz (AJAN Elektronik ve AJAN Makina), Kanun’un 10. maddesine uygun olarak ilgili kişilerin yasal haklarını kendilerine bildirmekte; Madde 11’de düzenlenen bu hakların nasıl kullanılacağı konusunda veri sahiplerine rehberlik etmektedir. Şirketlerimiz, ilgili kişilerden gelecek yasal taleplerin adil, şeffaf ve hızlı bir şekilde değerlendirilmesi amacıyla, Kanun’un 13. maddesine uygun olarak gerekli kurumsal idari kanalları, iç işleyiş mekanizmalarını ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.

18.1. İlgili Kişinin Yasal Hakları ve İstisnaları

18.1.1. İlgili Kişinin KVKK Kapsamındaki Hakları

Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler, Şirketlerimize başvurarak kendileriyle ilgili aşağıdaki haklara sahiptirler:

• a) Kendilerine ait kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin yasal bilgi talep etme,
• c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• d) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• e) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini talep etme,
• f) KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini talep etme,
• g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• h) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

18.1.2. İlgili Kişinin Hak İleri Süremeyeceği Haller (Yasal İstisnalar)

Kanun’un 28. maddesi uyarınca, aşağıdaki haller KVKK kapsamı dışında tutulduğundan; ilgili kişiler bu konularda işbu Politika’nın 18.1.1. maddesinde sayılan yasal haklarını ileri süremezler:

• a) Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,
• b) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,
• c) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbarati faaliyetler kapsamında işlenmesi,
• d) Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

Kanun’un 28. maddesinin 2. fıkrası uyarınca; aşağıda sıralanan hallerde ilgili kişiler zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, Politika’nın 18.1.1. maddesinde sayılan diğer haklarını ileri süremezler:

• a) Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
• b) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
• c) Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
• d) Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunmesi için gerekli olması.

18.2. Başvuru Hakkının Kullanılması Usulü ve Zorunlu Unsurlar

Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler, bu Politikada belirtilen yasal haklarına ilişkin taleplerini, Şirketlerimiz tarafından hazırlanan kurumsal Kişisel Veri Başvuru Formu’nu doldurup imzalayarak Şirketlerimize ücretsiz olarak iletebilirler. Bu sürecin teknik ve idari yönetimi Şirketlerimiz içi Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü kapsamında yürütülmektedir. İlgili kişiler her zaman kvkk@ajancnc.com adresine ulaşarak ilgili başvuru formunu ve prosedür metnini talep edebilirler.

Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ amir hükümleri uyarınca, başvurunun yasal olarak geçerli ve işleme alınabilir bir başvuru olarak kabul edilebilmesi için başvuruda aşağıdaki unsurların bulunması zorunludur:

• a) Ad, soyad ve başvuru yazılı (fiziki) ise ıslak imza,
• b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası; yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa resmi kimlik numarası,
• c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
• ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
• d) Net ve somut bir şekilde belirtilmiş talep konusu.

Yasal Uyarı: Yukarıda sayılan zorunlu unsurlardan herhangi birini içermeyen başvurular, yasal mevzuat gereği geçerli bir başvuru olarak değerlendirilmeyecek ve işleme alınmayacaktır. Başvuru formu doldurulmadan dilekçe ile yapılacak başvurularda da bu hususların eksiksiz olarak Şirketlerimize iletilmesi şarttır.

EK-1: TANIMLAR

• Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
• Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi işlemidir (Örn: Maskeleme, toplulaştırma, veri bozma vb. teknikler).
• Başvuru Formu: Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin haklarını kullanmak amacıyla Şirketlerimize yapacakları başvuruları standartlaştıran “6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Uyarınca İlgili Kişi Tarafından Veri Sorumlusuna Yapılacak Başvurulara İlişkin Başvuru Formu”.
• Çalışan Adayı: Şirketlerimize herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili kariyer bilgilerini Şirketlerimizin incelemesine açmış olan gerçek kişiler.
• İş Birliği İçinde Olunan Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri: Şirketlerimizin her türlü ticari veya lojistik iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi, alt yüklenici gibi) çalışan, bu kurumların hissedarı veya yetkilisi olan gerçek kişiler (Mevzuat gereği tüzel kişilerin kendileri ilgili kişi olarak kabul edilmez).
• İş Ortağı: Şirketlerimizin ticari faaliyetlerini yürütürken bizzat veya birlikte muhtelif endüstriyel projeler yürütmek, ortak hizmet geliştirmek gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu taraflar.
• İlgili Kişi (Veri Sahibi): Kişisel verisi işlenen gerçek kişi (Örneğin; müşteri, kurumsal müşteri temsilcisi, personel, ziyaretçi).
• Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi (Örneğin; ad-soyad, TCKN, e-posta, yerleşim yeri adresi, doğum tarihi, imza). Tüzel kişilere (şirketlerin unvanı, bilançosu vb.) ilişkin bilgiler KVKK kapsamında kişisel veri sayılmaz.
• Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
• Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
• Tedarikçi: Şirketlerimizin ticari ve sınai faaliyetlerini yürütürken AJAN’ın emir ve talimatlarına uygun, sözleşmesel tabanlı olarak Şirketlerimize ürün veya dış kaynaklı hizmet sunan taraflar.
• Üçüncü Kişi: İşbu Politika kapsamında farklı bir şekilde tanımlanmamış olan, ancak kişisel verileri Politika sınırları dahilinde işlenen diğer gerçek kişiler (Örneğin; çalışanların aile bireyleri, kefiller, referans kişiler veya eski çalışanlar).
• Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen, şirket tüzel kişiliği dışındaki gerçek ve tüzel kişiler (Örneğin; Şirketlerimizin verilerini barındıran dış kaynaklı bulut bilişim/hosting firması, bağımsız denetim şirketi veya anlaşmalı kargo/lojistik firmaları).
• Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemini) yöneten kişi. İşbu Politika kapsamında AJAN ELEKTRONİK SERVİS SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ve AJAN MAKİNA VE YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ müşterek kararlarıyla “Ortak Veri Sorumlusu” statüsündedir.
• Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar (veriyi şirket içinde rutin operasyonda işleme yetkisi olan birim personeli) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi işlemi.
• Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi işlemi.
• Ziyaretçi: Şirketlerimizin sahip olduğu fiziksel yerleşkelere, fabrikalara veya idari binalara çeşitli amaçlarla girmiş olan veya kurumsal internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler.

ÜRÜN VEYA HİZMET ALAN KİŞİLER (MÜŞTERİLER VE MÜŞTERİ TEMSİLCİLERİ) İÇİN AYDINLATMA METNİ

Aydınlatma Metninin Amacı ve Kapsamı

AJAN ELEKTRONİK SERVİS SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, AJAN MAKİNA VE YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ile AJAN YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (hepsi birlikte “AJAN” veya “Şirketlerimiz” olarak anılacaktır) olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun”) kapsamında kişisel verilerinizin korunması için her türlü idari ve teknik tedbiri en üst düzeyde almaktayız.

Şirketlerimizin faaliyet alanları kapsamında, müşterilerimizin ezici bir çoğunluğu tüzel kişilerden (kurumsal işletmeler) oluşmaktadır. KVKK mevzuatı uyarınca tüzel kişilere ait veriler kanun kapsamında yer almamakla birlikte; Şirketlerimiz tarafından işletilen satış, CNC kesme makineleri üretimi, yedek parça tedariki ve satış sonrası servis süreçlerinde muhatap olduğumuz gerçek kişi müşterilerimiz (şahıs şirketleri/gerçek kişi tacirler) ile kurumsal müşterilerimizin yetkilileri, hissedarları ve irtibat kişilerinin (çalışanlarının) kişisel verileri “ortak veri sorumlusu” sıfatımızla, işbu metinde açıklanan meşru sebeplerle, ticari gereklerle ve yöntemlerle işlenmektedir.

Ortak Veri Sorumlularının Kimliği

Geleneksel satış kanalları, kurumsal e-posta yazışmaları, fuar/saha ziyaretleri ve satış sonrası teknik servis süreçleri kapsamında ortak kararlarla ve entegre merkezi veri tabanı altyapısıyla kişisel verilerinizi işleyen Şirketlerimizin kurumsal bilgileri aşağıdadır:

• AJAN ELEKTRONİK SERVİS SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
• Adres: 10039 Sok. No:10 AOSB – Çiğli / İzmir 35620 Türkiye
• AJAN MAKİNA VE YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
• Adres: 10039 Sok. No:10 AOSB – Çiğli / İzmir 35620 Türkiye
• AJAN YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
• Adres: 10039 Sok. No:10 AOSB – Çiğli / İzmir 35620 Türkiye

(İşbu Aydınlatma Metni kapsamında yukarıda yer alan tüzel kişilikler birlikte “Ortak Veri Sorumluları” veya “Şirketlerimiz” olarak anılacaktır.)

Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, Şirketlerimizin ticari faaliyetleri, satış operasyonları ve teknik destek süreçleri kapsamında, otomatik olan veya herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle sözlü, yazılı veya elektronik ortamda şu kanallar vasıtasıyla toplanmaktadır:

• Müşterilerimizle akdedilen fiziki satış sözleşmeleri, teklif formları, sipariş formları, imza sirküleri ve teslimat tutanakları vasıtasıyla,
• Şirketlerimize ait kurumsal e-posta adresleri (info@ajancnc.com vb.), telefon görüşmeleri, kurumsal internet sitemizdeki formlar ve faks kanalları vasıtasıyla,
• Saha çalışmaları, sektörel fuarlar, müşteri ziyaretleri sırasında paylaşılan kartvizitler veya kurulan doğrudan iletişimler vasıtasıyla,
• Satış sonrası kurulum, montaj, periyodik bakım ve teknik servis hizmetlerinin ifası sırasında düzenlenen servis formları ve dijital kayıtlar vasıtasıyla,
• Şirket yerleşkemizi (İzmir Genel Merkez, bölge müdürlükleri veya depolar) fiziki olarak ziyaret etmeniz halinde, fiziki mekan güvenliğinin sağlanması amacıyla kapalı devre kamera kayıt (CCTV) sistemleri vasıtasıyla.

Kişisel verileriniz, Kanun’un 5. maddesinin 2. fıkrasında düzenlenen aşağıdaki yasal veri işleme şartlarına dayanılarak açık rızanız aranmaksızın hukuka uygun olarak işlenmektedir:

• Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi (m. 5/2-a): Başta 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu olmak üzere, Şirketlerimizin tabi olduğu mali ve ticari mevzuatta ticari defterlerin tutulması, faturalandırma ve kayıt düzenine ilişkin veri işlenmesinin zorunlu kılınması.
• Sözleşmenin Kurulması veya İfası (m. 5/2-c): Gerçek kişi müşterilerimizle (şahıs şirketleri) kurulan satış veya servis sözleşmelerinin hükümlerinin yerine getirilmesi, makinelerin teslimatı, kurulumu ve satış sonrası teknik destek hizmetlerinin kesintisiz ifa edilebilmesi.
• Veri Sorumlusunun Hukuki Yükümlülüğü (m. 5/2-ç): Satışı gerçekleştirilen ürün ve hizmetlere ilişkin fatura/fiş tanzim edilmesi, muhasebe/beyanname kayıtlarının tutulması, tüketici mevzuatından kaynaklanan garanti yükümlülüklerinin takibi ve resmi kurum denetimlerinde yasal bilgi verme zorunluluklarının karşılanması.
• Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması (m. 5/2-e): Şirketlerimizin sunduğu ürün ve hizmetlere ilişkin doğabilecek olası ticari veya hukuki uyuşmazlıklarda yasal haklarımızın korunması, yetkili adli/idari makamlar veya hakem heyetleri nezdinde savunma hakkımızın tesisi, takibi ve yasal delillerin sunulması.
• Veri Sorumlusunun Meşru Menfaatleri (m. 5/2-f): Veri sahiplerinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla; kurumsal müşterilerimizin (tüzel kişilerin) irtibat kişileri ve temsilcileri ile ticari iletişimin kesintisiz sürdürülebilmesi, iş ilişkilerinin yönetilmesi, operasyonel süreçlerin denetimi ile Şirket yerleşkelerimizin fiziki mekan güvenliğinin (kamera kayıtları vasıtasıyla) temin edilmesi.

İşlenen Kişisel Verileriniz ve İşlenme Amaçları

Yürütülen ticari, imalat ve teknik servis faaliyetleri kapsamında, KVKK kurallarına uygun olarak güvenli bir şekilde yalnızca aşağıdaki kişisel veri kategorileriniz işlenmektedir:

• Kimlik Verisi: Ad, soyad, imza, imza sirküleri/beyannamesi bilgileri (Gerçek kişi müşteriler/şahıs şirketleri için ek olarak T.C. Kimlik Numarası).
• İletişim Verisi: Telefon numarası, kurumsal veya kişisel e-posta adresi, fabrika/teslimat adresi ve fatura adresi.
• Müşteri İşlem Verisi: Satın alınan CNC plazma/oxy-fuel kesme makinelerine ait model ve sipariş bilgileri, harcama geçmişi, fatura ve fiş detayları, teknik servis talep ve form kayıtları, müşteri şikayet ve önerileri.
• Finansal Veri: Banka hesap numarası, IBAN bilgisi, banka adı, mail order formları, ödeme ve tahsilat kayıtları (Gerçek kişi müşteriler/şahıs şirketleri için ek olarak vergi dairesi ve vergi numarası).
• Fiziki Mekan Güvenliği Verisi: Şirket yerleşkelerimizi, fabrikamızı veya ofislerimizi ziyaret etmeniz halinde kapalı devre kamera kayıt sistemleri (CCTV) tarafından kaydedilen görüntü kayıtlarınız.

Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları:

Toplanan kişisel verileriniz, Kanun’un 5. maddesinde belirtilen yasal şartlar dahilinde aşağıdaki belirli, açık ve meşru amaçlar doğrultusunda işlenmektedir:

• Müşterilerimizin Şirketlerimiz ürün ve hizmetlerinden (makine satışı, özel üretim talepleri, yedek parça tedariki) en etkin şekilde yararlanabilmesi için gerekli operasyonel, lojistik ve imalat süreçlerinin planlanması ve yürütülmesi,
• Satış sonrası kurulum, montaj, kullanıcı eğitimi, periyodik bakım ve teknik servis/destek operasyonlarının kesintisiz ifa edilmesi,
• Ticari işlemlerin finansmanının planlanması, ödemelerin tahsil edilmesi, muhasebe süreçlerinin yönetilmesi ve yasal faturalandırma işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
• Şirketlerimizin tabi olduğu ticari, mali ve hukuki mevzuattan doğan yasal yükümlülüklerin eksiksiz yerine getirilmesi,
• Yargı organlarının, idari makamların veya düzenleyici kurumların kanuni yetkileri dahilinde talep edeceği bilgi ve belge taleplerinin karşılanması ile olası ticari uyuşmazlıklarda yasal haklarımızın korunması,
• Müşteri ilişkilerinin yönetimi kapsamında; ürün ve hizmetlerimize ilişkin şikayet, talep ve önerilerin değerlendirilmesi, çözüme kavuşturulması ve irtibat kişileriyle doğrudan iletişim kurulabilmesi,
• Şirket yerleşkelerimizin, üretim tesislerimizin ve ziyaretçilerimizin can/mal güvenliğinin kapalı devre kamera sistemleri ile fiziki olarak temin edilmesi,
• Veri güvenliği kapsamında, kurumsal sistemlerimiz ve veri tabanlarımız için gerekli tüm teknik ve idari tedbirlerin alınması.

İşlenen Kişisel Verilerinizin Kimlere ve Hangi Amaçlarla Aktarılabileceği

Şirketlerimiz, işlenen kişisel verilerinizin güvenliği konusunda KVKK’nın 12. maddesi uyarınca gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Toplanan kişisel verileriniz; işbu metnin 4. maddesinde belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda, Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları çerçevesinde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilecektir:

• AJAN Grup Şirketleri (Ortak Veri Sorumluları Arası Aktarım): Siparişlerin ortak kurumsal ERP/CRM sistemleri üzerinden yürütülmesi, makine imalat, yedek parça tedarik ve servis operasyonlarının kardeş şirketimiz bünyesinde de takibinin sağlanması amacıyla AJAN Elektronik ve AJAN Makina tüzel kişilikleri arasında paylaşılabilecektir.
• Tedarikçiler ve İş Ortakları (Veri İşleyenler): Ticari faaliyetlerimizi ve iş süreçlerimizi yürütmek üzere sözleşmesel olarak hizmet aldığımız; kurumsal yazılım (ERP/bilişim) sağlayıcıları, bulut barındırma ve veri tabanı altyapısı tedarikçileri ile makinelerin ve yedek parçaların fiziki teslimatını gerçekleştiren nakliye, kargo ve lojistik firmalarına aktarılabilecektir.
• Bankalar ve Finans Kuruluşları: Ürün ve hizmet bedellerinin tahsil edilmesi, mail order formlarının işlenmesi ve finansal işlemlerin güvenli şekilde sonuçlandırılması amacıyla çalışılmakta olan bankalara aktarılabilecektir.
• Hukuk ve Denetim Danışmanları: Şirketlerimizin idari, mali ve hukuki işlerinin takibi, finansal süreçlerin denetlenmesi ve olası ticari uyuşmazlıklarda yasal haklarımızın korunması amacıyla avukatlar, avukatlık ortaklıkları, mali müşavirler ve denetçilere aktarılabilecektir.
• Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: İlgili mevzuat hükümlerinin izin verdiği veya zorunlu kıldığı durumlarda; yargı organlarının, idari makamların veya düzenleyici kurumların (Vergi Daireleri, Bakanlıklar vb.) hukuka uygun bilgi/belge taleplerini yerine getirmek amacıyla resmi mercilere aktarılabilecektir.

Veri İşleme ve Muhafaza Süreleri

Kişisel verileriniz; işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere, Şirketlerimizin tabi olduğu ulusal mevzuatta yer alan zamanaşımı sürelerine riayet edilerek işlenmekte ve muhafaza edilmektedir. Kanunlarda veri işleme ve saklama sürelerine ilişkin yasal bir değişiklik yapılması halinde belirlenen yeni süreler esas alınır.

Amaçla sınırlılık ilkesinin bir gereği olarak, yasal saklama sürelerinin dolması veya verilerin işlenmesini gerektiren meşru nedenlerin ortadan kalkması halinde, verileriniz kurumsal Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca periyodik imha dönemlerinde silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Süreç bazlı kişisel veri saklama sürelerimiz şu şekildedir:

İlgili Kişi Olarak Haklarınız ve Başvuru Usulü

Kişisel verileri işlenen bir gerçek kişi müşteri, şahıs şirketi yetkilisi veya kurumsal müşteri temsilcisi/irtibat kişisi olarak, KVKK’nın 11. maddesi kapsamında düzenlenen yasal haklarınıza (bilgi alma, düzeltme, silme, itiraz vb.) sahipsiniz. Bu kapsamda, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda belirtilen kanallar üzerinden Şirketlerimize iletebilirsiniz:

• Fiziki Yazılı Başvuru: Kimliğinizi teyit edici belgeler ile birlikte, “10039 Sok. No:10 AOSB – Çiğli / İzmir 35620 Türkiye” adresine ıslak imzalı bir dilekçe göndererek veya şahsen başvurarak,
• Elektronik Başvuru: Şirketlerimize daha önce bildirdiğiniz ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz üzerinden kvkk@ajancnc.com adresine güvenli bir şekilde e-posta göndererek.

Talepleriniz, Şirketlerimizin Hukuk birimi tarafından incelenerek, niteliğine göre en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacak ve tarafınıza yazılı veya elektronik ortamda resmi cevap verilecektir. Başvuru süreçlerine ilişkin daha kapsamlı kurumsal esaslar internet sitemizde yayınlanan AJAN Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası içerisinde yer almaktadır.

TEDARİKÇİ, ALT YÜKLENİCİ VE İŞ ORTAKLARI (YETKİLİLERİ VE ÇALIŞANLARI) İÇİN AYDINLATMA METNİ

1.Aydınlatma Metninin Amacı ve Kapsamı

AJAN ELEKTRONİK SERVİS SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, AJAN MAKİNA VE YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ile AJAN YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (hepsi birlikte “AJAN” veya “Şirketlerimiz” olarak anılacaktır) olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun”) kapsamında kişisel verilerinizin korunması için her türlü idari ve teknik tedbiri en üst düzeyde almaktayız.

Şirketlerimizin üretim, imalat, ham madde tedariki ve ticari faaliyetlerinin sürdürülebilmesi amacıyla mal, hizmet, hammadde, yazılım veya danışmanlık temin ettiğimiz gerçek kişi tedarikçilerimiz/alt yüklenicilerimiz (şahıs şirketleri/gerçek kişi tacirler) ile kurumsal tedarikçilerimizin, alt yüklenicilerimizin ve iş ortaklarımızın hissedarları, yetkilileri ve çalışanlarının (irtibat kişilerinin) kişisel verileri, Kanun’un 10. maddesi uyarınca “ortak veri sorumlusu” sıfatımızla, işbu metinde açıklanan meşru sebeplerle, sözleşmesel gereklerle ve yöntemlerle işlenmektedir.

2. Ortak Veri Sorumlularının Kimliği

Mal ve hizmet alım süreçleri, tedarik sözleşmelerinin ifası, satın alma operasyonları, lojistik/gümrük süreçleri ve finansal ödemelerin gerçekleştirilmesi kapsamında ortak kararlarla ve entegre veri kayıt sistemlerimiz üzerinden kişisel verilerinizi işleyen Şirketlerimizin kurumsal bilgileri aşağıdadır:

• AJAN ELEKTRONİK SERVİS SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
• Adres: 10039 Sok. No:10 AOSB – Çiğli / İzmir 35620 Türkiye
• AJAN MAKİNA VE YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
• Adres: 10039 Sok. No:10 AOSB – Çiğli / İzmir 35620 Türkiye
• AJAN YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
• Adres: 10039 Sok. No:10 AOSB – Çiğli / İzmir 35620 Türkiye

(İşbu Aydınlatma Metni kapsamında yukarıda yer alan tüzel kişilikler birlikte “Ortak Veri Sorumluları” veya “Şirketlerimiz” olarak anılacaktır.)

3. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri

A. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemleri

Kişisel verileriniz, Şirketlerimizin tedarik zinciri ve satın alma operasyonları kapsamında, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle sözlü, yazılı veya elektronik ortamda şu kanallar vasıtasıyla toplanmaktadır:

• Tedarikçilerimizle akdedilen fiziki veya dijital tedarik, hizmet, gizlilik sözleşmeleri, teklif formları, proforma faturalar, imza sirküleri ve sevk irsaliyeleri vasıtasıyla,
• Şirketlerimize ait kurumsal e-posta adresleri (kvkk@ajancnc.com, satın alma birimi e-postaları vb.), kurumsal telefon görüşmeleri, faks ve iş yazışmaları kanalları vasıtasıyla,
• Satın alma, lojistik, kalite kontrol ve teslimat süreçleri kapsamında düzenlenen teknik formlar, irsaliyeler ve dijital kayıtlar vasıtasıyla,
• Tedarikçi/alt yüklenici personeli olarak Şirketimiz yerleşkelerine (fabrika, depo veya ofisler) fiziki ziyaretleriniz veya hizmet ifalarınız sırasında tutulan ziyaretçi kayıtları ve fiziki mekan güvenliğini sağlayan kapalı devre kamera (CCTV) kayıt sistemleri vasıtasıyla.

Kişisel verileriniz, Kanun’un 5. maddesinin 2. fıkrasında düzenlenen aşağıdaki yasal veri işleme şartlarına dayanılarak açık rızanız aranmaksızın hukuka uygun olarak işlenmektedir:

• Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi (m. 5/2-a): Başta 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve İş Kanunu/İSG mevzuatı olmak üzere, Şirketlerimizin tabi olduğu mali ve idari mevzuatta tedarik operasyonlarına, faturalandırmaya ve kayıt düzenine ilişkin veri işlenmesinin zorunlu kılınması.
• Sözleşmenin Kurulması veya İfası (m. 5/2-c): Gerçek kişi tedarikçilerimizle akdedilen mal/hizmet satın alım sözleşmelerinin hükümlerinin yerine getirilmesi, ödemelerin yapılması, siparişlerin takibi ve lojistik/teslimat süreçlerinin kesintisiz ifa edilebilmesi.
• Veri Sorumlusunun Hukuki Yükümlülüğü (m. 5/2-ç): Temin edilen ürün ve hizmetlere ilişkin faturaların işlenmesi, muhasebe/beyanname kayıtlarının tutulması, vergi mevzuatından kaynaklanan bildirimler ve resmi kurum denetimlerinde yasal bilgi verme zorunluluklarının karşılanması.
• Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması (m. 5/2-e): Tedarik ilişkisinden doğabilecek olası ticari veya hukuki uyuşmazlıklarda (kusurlu mal/hizmet, gecikme vb.) yasal haklarımızın korunması, yetkili adli/idari makamlar nezdinde savunma hakkımızın tesisi ve takibi.
• Veri Sorumlusunun Meşru Menfaatleri (m. 5/2-f): Veri sahiplerinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla; kurumsal tedarikçilerimizin ve iş ortaklarımızın (tüzel kişilerin) irtibat kişileri, çalışanları ve temsilcileri ile ticari iletişimin kesintisiz sürdürülebilmesi, tedarikçi performans değerlendirmelerinin yapılması, operasyonel süreçlerin denetimi ile Şirket yerleşkelerimizin fiziki/siber güvenliğinin temin edilmesi.

4. İşlenen Kişisel Verileriniz ve İşlenme Amaçları

Yürütülen satın alma ve tedarik faaliyetleri kapsamında, KVKK kurallarına uygun olarak yalnızca aşağıdaki kişisel veri kategorileriniz işlenmektedir:

• Kimlik Verisi: Ad, soyad, imza, imza sirküleri/beyannamesi bilgileri (Gerçek kişi tedarikçiler/şahıs şirketleri için ek olarak T.C. Kimlik Numarası).
• İletişim Verisi: Telefon numarası, kurumsal veya kişisel e-posta adresi, kep adresi, şirket/teslimat adresi ve fatura adresi.
• Ticari İşlem Verisi: Sipariş ve teklif detayları, temin edilen ürün/hizmet bilgileri, sevk irsaliyeleri, tedarikçi performans değerlendirme kayıtları, gelen fatura ve fiş kayıtları, teslimat tutanakları.
• Finansal Veri: Banka hesap numarası, IBAN bilgisi, banka adı, ödeme ve transfer kayıtları (Gerçek kişi tedarikçiler/şahıs şirketleri için ek olarak vergi dairesi ve vergi numarası).
• İşlem Güvenliği Verisi: Şirketimiz dijital ağ altyapısını veya kurumsal e-posta sistemlerini iletişim amacıyla kullanmanız halinde oluşan log kayıtları ve IP adresi bilgileri.
• Fiziki Mekan Güvenliği Verisi: Şirket yerleşkelerimizi, fabrikamızı veya ofislerimizi ürün teslimatı/hizmet ifası amacıyla ziyaret etmeniz veya alt yüklenici personeli olarak çalışmanız halinde kapalı devre kamera kayıt sistemleri (CCTV) tarafından kaydedilen görüntü kayıtlarınız.

Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları:

Toplanan kişisel verileriniz, Kanun’un 5. maddesinde belirtilen yasal şartlar dahilinde aşağıdaki belirli, açık ve meşru amaçlar doğrultusunda işlenmektedir:

• Şirketlerimizin üretimi ve ticari faaliyetleri için gerekli olan mal, hizmet, hammadde ve dış kaynaklı destek tedarik süreçlerinin planlanması, yönetimi ve icrası,
• Tedarikçi, alt yüklenici ve iş ortakları ile sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, tarafların hukuki/ticari imza yetkilerinin teyit edilmesi,
• Tedarik edilen mal ve hizmet bedellerinin finansal transferlerinin planlanması, ödemelerin yapılması, muhasebe ve faturalandırma süreçlerinin yönetilmesi,
• Tedarik zinciri, lojistik ve depolama operasyonlarının yürütülmesi, ürünlerin fabrikamıza kabul ve kalite kontrol süreçlerinin takibi,
• Tedarikçi ilişkileri yönetimi kapsamında; talep, şikayet ve önerilerin değerlendirilmesi, çözüme kavuşturulması ve irtibat kişileriyle doğrudan operasyonel iletişim kurulabilmesi,
• Şirketlerimizin tabi olduğu ticari, mali ve hukuki mevzuattan doğan yasal yükümlülüklerin (VUK, TTK vb.) eksiksiz yerine getirilmesi, resmi mercilerin hukuka uygun bilgi/belge taleplerinin karşılanması,
• Şirket yerleşkelerimizin, üretim tesislerimizin ve varlıklarımızın güvenliğinin kapalı devre kamera sistemleri ve ziyaretçi kayıtları ile fiziki olarak temin edilmesi,
• Veri güvenliği kapsamında, kurumsal bilgi teknolojileri sistemlerimiz için gerekli tüm teknik ve idari tedbirlerin alınması.

5. İşlenen Kişisel Verilerinizin Kimlere ve Hangi Amaçlarla Aktarılabileceği

Şirketlerimiz, toplanan kişisel verilerinizi işbu metnin 4. maddesinde belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda, Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları çerçevesinde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarabilecektir:

• AJAN Grup Şirketleri (Ortak Veri Sorumluları Arası Aktarım): Satın alma operasyonlarının, finansal süreçlerin ve envanter yönetiminin ortak kurumsal ERP/CRM sistemleri üzerinden entegre yürütülmesi amacıyla AJAN Elektronik ve AJAN Makina tüzel kişilikleri arasında paylaşılabilecektir.
• Bankalar ve Finans Kuruluşları: Temin edilen mal ve hizmet bedellerinin tedarikçilere/alt yüklenicilere ödenmesi, finansal işlemlerin yasal ve güvenli şekilde sonuçlandırılması amacıyla çalışılmakta olan bankalara aktarılabilecektir.
• Hukuk ve Denetim Danışmanları: Şirketlerimizin idari, mali ve hukuki işlerinin takibi, finansal süreçlerin bağımsız denetimi ve tedarik sözleşmelerinden doğabilecek olası ticari uyuşmazlıklarda yasal haklarımızın korunması amacıyla avukatlar, mali müşavirler ve denetçilere aktarılabilecektir.
• Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: İlgili mevzuat hükümlerinin izin verdiği veya zorunlu kıldığı durumlarda; yargı organlarının, idari makamların veya düzenleyici kurumların (Vergi Daireleri, Bakanlıklar, SGK vb.) hukuka uygun bilgi/belge taleplerini yerine getirmek amacıyla resmi mercilere aktarılabilecektir.

6. Veri İşleme ve Muhafaza Süreleri

Kişisel verileriniz; işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere, Şirketlerimizin tabi olduğu ulusal mevzuatta yer alan zamanaşımı sürelerine riayet edilerek işlenmekte ve muhafaza edilmektedir.

Amaçla sınırlılık ilkesinin bir gereği olarak, yasal saklama sürelerinin dolması veya verilerin işlenmesini gerektiren meşru nedenlerin (sözleşmesel uyuşmazlık risklerinin) ortadan kalkması halinde, verileriniz kurumsal Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca periyodik imha dönemlerinde silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu kapsamda ticari sözleşmeler, faturalar ve finansal ödeme kayıtları Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu uyarınca sürecin tamamlanmasından itibaren 10 yıl boyunca muhafaza edilmektedir.

7. İlgili Kişi Olarak Haklarınız ve Başvuru Usulü

Kişisel verileri işlenen bir gerçek kişi tedarikçi, şahıs şirketi yetkilisi veya kurumsal tedarikçi temsilcisi/irtibat kişisi olarak, KVKK’nın 11. maddesi kapsamında düzenlenen yasal haklarınıza sahipsiniz. Bu kapsamda, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda belirtilen kanallar üzerinden Şirketlerimize iletebilirsiniz:

• Fiziki Yazılı Başvuru: Kimliğinizi teyit edici belgeler ile birlikte, “10039 Sok. No:10 AOSB – Çiğli / İzmir 35620 Türkiye” adresine ıslak imzalı bir dilekçe göndererek veya şahsen başvurarak,
• Elektronik Başvuru: Şirketlerimize daha önce bildirdiğiniz ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz üzerinden kvkk@ajancnc.com adresine güvenli bir şekilde e-posta göndererek.

Talepleriniz, Şirketlerimizin Hukuk birimi tarafından incelenerek, niteliğine göre en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacak ve tarafınıza yazılı veya elektronik ortamda resmi cevap verilecektir.

İNTERNET SİTESİ AYDINLATMA METNİ

Aydınlatma Metni Amacı ve Kapsamı

AJAN ELEKTRONİK SERVİS SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, AJAN MAKİNA VE YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ile AJAN YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (hepsi birlikte “AJAN” veya “Şirketlerimiz” olarak anılacaktır) olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun”) kapsamında kişisel verilerinizin korunması için her türlü idari ve teknik tedbiri en üst düzeyde almaktayız.

Şirketlerimizin endüstriyel makine üretimi, satışı, yedek parça tedariki ve küresel servis süreçlerindeki kurumsal bağları ile ortak bilgi teknolojileri altyapısı mevcuttur. Bu doğrultuda; https://ajancnc.com/ internet sitesi (“Site”) üzerinden gerçekleştireceğiniz dijital teklif talepleri, form gönderimleri ve Site içi gezinme süreçleriniz kapsamında toplanan kişisel verileriniz, aşağıda unvanları belirtilen Şirketlerimiz tarafından “ortak veri sorumlusu” sıfatıyla, işbu metinde açıklanan meşru sebeplerle ve yöntemlerle işlenmektedir.

İşbu Aydınlatma Metni, KVKK’nın 10. maddesinde yer alan “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” uyarınca; ortak veri sorumlularımızın kimlikleri, Sitemizde yer alan dijital Teklif Talep Formu ve Çerezler (Cookies) vasıtasıyla toplanan kişisel verilerinizin toplanma yöntemi, hukuki sebebi, işleme amaçları, aktarım sınırları, saklama süreleri ve yasal haklarınız konusunda sizleri en şeffaf şekilde bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

Ortak Veri Sorumlularının Kimliği

İnternet sitemiz üzerindeki teklif talepleri, form alanları, dijital etkileşimler ve çerez yönetim süreçleri kapsamında ortak kararlarla ve entegre merkezi veri tabanı altyapısıyla kişisel verilerinizi işleyen Şirketlerimizin kurumsal bilgileri aşağıdadır:

• AJAN ELEKTRONİK SERVİS SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
• Adres: 10039 Sok. No:10 AOSB – Çiğli / İzmir 35620 Türkiye
• AJAN MAKİNA VE YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
• Adres: 10039 Sok. No:10 AOSB – Çiğli / İzmir 35620 Türkiye
• AJAN YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
• Adres: 10039 Sok. No:10 AOSB – Çiğli / İzmir 35620 Türkiye

(İşbu Aydınlatma Metni kapsamında yukarıda yer alan tüzel kişilikler birlikte “Ortak Veri Sorumluları” veya “Şirketlerimiz” olarak anılacaktır.)

Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz; internet sitemiz üzerinde sunulan etkileşim kanalları kapsamında, tamamen dijital ortamda ve otomatik yöntemlerle yalnızca aşağıdaki iki meşru kanal vasıtasıyla toplanmaktadır:

• Teklif Talep Formu Arayüzü: Site üzerinde yer alan “Teklif Talep Formu” bünyesindeki veri giriş alanlarını (Firma İsminiz, Adınız Soyadınız, E-posta Adresiniz, Telefon, Adres Bilginiz, Mesajınız) doğrudan kendi iradenizle doldurmanız suretiyle,
• Takip Teknolojileri (Çerezler): Sitemizde kullanıcı deneyimini iyileştirmek, performans analizi yapmak ve harici multimedya/harita içeriklerini aktif kılmak adına tarayıcınız vasıtasıyla cihazınıza yerleştirilen teknik çerezler (cookies) vasıtasıyla elektronik ortamda toplanmaktadır.

Kişisel verileriniz, Kanun’un 5. maddesinde belirtilen aşağıdaki yasal veri işleme şartlarına dayanılarak açık rızanız aranmaksızın işlenmektedir:

• Sözleşmenin Kurulması veya İfası (KVKK m. 5/2-c): Sitemiz üzerinden endüstriyel makine modellerimize yönelik kurumsal teklif taleplerinizin alınması, ticari görüşmelerin başlatılması ve fiyatlandırma süreçlerinin ifası için veri işlemenin doğrudan zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak.
• Veri Sorumlusunun Hukuki Yükümlülüğü (KVKK m. 5/2-ç): Teklif süreçlerinin mali/ticari kayıt altına alınması ve 5651 Sayılı Kanun kapsamında yer sağlayıcı olarak internet trafik loglarını (IP adresi ve zaman damgası) tutma yükümlülüğümüzün yerine getirilmesi hukuki sebebine dayalı olarak.
• Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması (KVKK m. 5/2-e): Şirketlerimizle kurduğunuz ticari teklif süreçlerine ilişkin doğabilecek olası uyuşmazlıklarda yasal haklarımızın korunması ve yetkili adli/idari makamlar nezdinde savunma hakkımızın tesisi için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak.
• Veri Sorumlusunun Meşru Menfaatleri (KVKK m. 5/2-f): Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla; internet sitemizin siber güvenliğinin korunması, siber saldırıların engellenmesi ve Site altyapı performansının analiz edilerek optimize edilmesi meşru menfaati hukuki sebebine dayalı olarak.
• Açık Rıza Şartı (KVKK m. 5/1): Sitemizde yer alan ve zorunlu çerezler haricinde kalan analitik/işlevsel çerezlerin tetiklenmesi süreçleri, yalnızca Çerez Yönetim Paneli üzerinden özgür iradenizle sunacağınız “Açık Rıza” hukuki sebebine dayalı olarak yürütülür.

İşlenen Kişisel Verileriniz

Sitemiz üzerinde gerçekleştirilen teklif talepleri ve dijital çerez analizleri kapsamında, KVKK kurallarına uygun olarak güvenli bir şekilde yalnızca aşağıdaki kişisel verileriniz işlenmektedir:

• Kimlik Verisi: Adınız ve soyadınız.
• İletişim Verisi: E-posta adresiniz, telefon numaranız ve adres bilginiz.
• Kurumsal / Müşteri İşlem Verisi: Temsil ettiğiniz şirkete ait “Firma İsmi” bilgisi ile “Mesajınız” kutucuğu içerisine kendi iradenizle eklediğiniz talep detayları ve makine modeli tercih verileriniz.
• İşlem Güvenliği Verisi: Siteyi ziyaretiniz ve form iletiminiz sırasında toplanan IP adresi bilgileri, log kayıtları ile çerez (cookie) onay/tercih verileriniz.

Toplanan kişisel verileriniz, aşağıdaki belirli, açık ve meşru amaçlar doğrultusunda işlenmektedir:

• Şirketimizin yerli üretim endüstriyel ürünlerine (CNC plazma, erozyon vb.) ilişkin talep ettiğiniz kurumsal fiyat tekliflerinin hazırlanması ve operasyonel iş süreçlerinin iş birimlerimizce yürütülmesi.
• İlettiğiniz teklif mesajlarının değerlendirilmesi, gümrük/lojistik/üretim kapasitesine göre analiz edilmesi ve paylaştığınız iletişim kanalları üzerinden doğrudan sizinle irtibata geçilebilmesi.
• 5651 Sayılı Kanun başta olmak üzere, Şirketlerimizin tabi olduğu mevzuattan doğan yer sağlayıcı gidiş-dönüş trafik log saklama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.
• Veri güvenliği kapsamında, internet sitesine yönelik siber saldırıların engellenmesi, kullanıcı suistimallerinin tespiti ve kurumsal altyapının korunması için teknik önlemlerin alınması.

İşlenen Kişisel Verilerinizin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Şirketlerimiz, internet sitesi üzerinden işlenen kişisel verilerinizin güvenliği konusunda KVKK’nın 12. maddesi uyarınca gerekli her türlü idari ve teknik tedbiri almaktadır. Toplanan kişisel verileriniz; işbu metindeki meşru amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda, Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlar çerçevesinde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilecektir:

• AJAN Grup Şirketleri (Ortak Veri Sorumluları): Teklif taleplerinin fabrikalar arası gümrük ve üretim kapasitesine göre değerlendirilmesi ve teknik servis ağının kardeş şirketimiz bünyesinde de takibinin sağlanması amacıyla AJAN Elektronik ve AJAN Makina tüzel kişilikleri arasında paylaşılabilecektir.
• Tedarikçiler ve Hizmet Sağlayıcılar (Veri İşleyenler): Sitenin teknik altyapısını barındıran yerli bulut (hosting) ve veri tabanı sağlayıcıları ile form altyapı otomasyonu sunan yurt içindeki bilişim tedarikçilerimize aktarılabilecektir.
• Hukuk ve Denetim Danışmanları: Olası ticari uyuşmazlıklarda yasal haklarımızın korunması, ihtarname veya dava süreçlerinin takibi amacıyla avukatlar ve mali müşavirlere aktarılabilecektir.
• Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: Yargı organlarının veya idari resmi makamların kanuni yetkileri dahilinde hukuka uygun olarak talep edeceği bilgi ve belge isteklerini yerine getirmek amacıyla resmi mercilere aktarılabilecektir.

Veri İşleme Süresi ve Muhafaza Süresi

Kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere; firmamız ve firmamıza bağlı merkez ve birimlerinin tabi olduğu, ilgili tüm kanun ve sair yasal mevzuatta yer alan veri işleme ve zamanaşımı sürelerine riayet edilerek işlenecektir. Kanunlarda veri işleme sürelerine ilişkin değişiklik yapılması halinde, belirlenen yeni süreler esas alınacaktır.

Kişisel verileriniz, amaçla sınırlılık ilkesinin bir gereği olarak işbu Aydınlatma Metninde açıklanan amaçların yerine getirilmesi ve her halükârda firma uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre ile sınırlı olarak işlenmekte, sürelerin dolması ardından ise silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

İlgili kişinin Hakları ve Bu Haklarını Kullanması

İlgili kişi olarak, KVKK’nın 11. maddesi kapsamında düzenlenen yasal haklarınıza (bilgi alma, düzeltme, silme, itiraz vb.) sahipsiniz. Bu kapsamda, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda belirtilen kanallar üzerinden Şirketlerimize iletebilirsiniz:

• Fiziki Yazılı Başvuru: Kimliğinizi teyit edici belgeler ile, “10039 Sok. No:10 AOSB – Çiğli / İzmir 35620 Türkiye” adresine ıslak imzalı bir dilekçe göndererek veya şahsen başvurarak,
• Elektronik Başvuru: Şirketlerimize daha önce bildirdiğiniz ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz üzerinden kvkk@ajancnc.com adresine güvenli bir şekilde e-posta göndererek.

Talepleriniz, Şirketlerimizin hukuk birimleri tarafından incelenerek, niteliğine göre en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacak ve tarafınıza yazılı veya elektronik ortamda resmi cevap verilecektir.

ÇALIŞAN ADAYI AYDINLATMA METNİ

Aydınlatma Metni Amacı ve Kapsamı

AJAN ELEKTRONİK SERVİS SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, AJAN MAKİNA VE YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ile AJAN YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (hepsi birlikte “AJAN” veya “Şirketlerimiz” olarak anılacaktır) olarak, insan kaynakları ve işe alım süreçlerimizde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun”) kapsamında çalışan adaylarımızın kişisel verilerinin korunması ve güvenliği için gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri en üst düzeyde almaktayız.

Kişisel verilerinizi, KVKK ve ilgili yasal mevzuat kapsamında, aşağıda belirtilen şirketlerimizin kurumsal bağları gereği müşterek karar ve ortak insan kaynakları veri tabanı mekanizmaları doğrultusunda “ortak veri sorumlusu” sıfatımızla, işbu metinde açıklanan meşru sebeplerle ve yöntemlerle işlemektedir.

İşbu Çalışan Adayı Aydınlatma Metni, KVKK’nın 10. maddesinde yer alan “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” uyarınca; ortak veri sorumlularımızın kimlikleri, iş başvurusu sürecinde kişisel verilerinizin toplanma yöntemleri ve hukuki sebepleri, bu verilerin hangi amaçlarla işleneceği, kimlere ve hangi amaçlarla aktarılabileceği, veri saklama süreleri ve Kanun’un 11. maddesinde sayılan yasal haklarınızın neler olduğu konusunda sizleri en şeffaf şekilde bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır. Aydınlatma metninde geçen “Kişisel Verileriniz” ifadesi, niteliği gereği iş başvurunuz kapsamında kendi iradenizle paylaşabileceğiniz “Özel Nitelikli Kişisel Verileriniz”i (sağlık/engellilik durumu, adli sicil kaydı vb.) de kapsamaktadır.

Ortak Veri Sorumlularının Kimliği

İş başvurunuz, mülakat süreçleriniz ve adaylık değerlendirmeleriniz kapsamında paylaşmış olduğunuz kişisel veriler, insan kaynakları süreçlerini ortak bir veri kayıt sistemi (merkezi İK veri tabanı) üzerinden müşterek kararlarla yürüten aşağıda unvanları yer alan şirketlerimiz tarafından “Ortak Veri Sorumluları” sıfatıyla işlenmektedir:

• AJAN ELEKTRONİK SERVİS SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
• Adres: 10039 Sok. No:10 AOSB Çiğli / İzmir 35620 Türkiye
• AJAN MAKİNA VE YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
• Adres: 10039 Sok. No:10 AOSB Çiğli / İzmir 35620 Türkiye
• AJAN YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
• Adres: 10039 Sok. No:10 AOSB Çiğli / İzmir 35620 Türkiye

(İşbu Aydınlatma Metni kapsamında yukarıda yer alan tüzel kişilikler birlikte “Ortak Veri Sorumluları” veya “Şirketlerimiz” olarak anılacaktır.)

Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz; Şirketlerimizin ortak insan kaynakları süreçleri kapsamında, aşağıda belirtilen otomatik olan veya herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanmaktadır:

• Şirketlerimize elden, posta yoluyla veya mülakatlar esnasında doldurulan iş başvuru/bilgi formları vasıtasıyla,
• kvkk@ajancnc.com veya insan kaynakları departmanımıza ait diğer kurumsal e-posta adresleri üzerinden gönderilen özgeçmişler (CV) vasıtasıyla,
• Şirketlerimizin kurumsal internet sitesi (ajancnc.com), Ajanım mobil uygulaması veya sosyal medya mecraları üzerinden yaptığınız dijital başvurularla,
• Kariyer net, LinkedIn gibi harici iş arama ve istihdam platformları üzerinden Şirketlerimize yönlendirdiğiniz aday profilleri ve özgeçmişler aracılığıyla,
• İşe alım süreçlerinin yürütülmesi ve aday değerlendirmesi için kullanılan insan kaynakları yazılımları (ERP ve İK sistemleri) vasıtasıyla,
• Mülakat süreçleri veya teknik değerlendirmeler için Şirket yerleşkelerimizi (İzmir Genel Merkez, İstanbul ve Ankara Bölge Müdürlükleri) fiziki olarak ziyaret etmeniz halinde, yerleşke güvenliğinin tesisi amacıyla devreye giren kapalı devre kamera (CCTV) çekimleri vasıtasıyla.

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen yasal veri işleme şartları dahilinde, işbu metnin 4. maddesinde yer alan amaçlar doğrultusunda aşağıda belirtilen hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

• Sözleşmenin Kurulması veya İfası (KVKK m. 5/2-c): İş başvurunuzun değerlendirilmesi, sizinle mülakat süreçlerinin planlanması ve olumlu sonuçlanması halinde iş akdinin (sözleşmenin) kurulması adımlarının doğrudan yürütülebilmesi hukuki sebebine dayalı olarak,
• Veri Sorumlusunun Meşru Menfaatleri (KVKK m. 5/2-f): Şirketlerimizin temel insan kaynakları politikasının planlanması, açık pozisyonların nitelikli adaylarla doldurulması sürecinin yönetilmesi, başvuru ve mülakat operasyonlarının denetlenmesi ve iyileştirilmesi hukuki sebebine dayalı olarak,
• Açık Rıza (KVKK m. 5/1): İş başvurunuzun ilgili pozisyon özelinde olumsuz sonuçlanması halinde, özgeçmişinizin ileride Şirketlerimizde açılabilecek farklı pozisyonlarda değerlendirilebilmesi amacıyla “Aday Havuzumuzda Saklanması” veya özgeçmişiniz üzerinde kendi iradenizle paylaşmış olabileceğiniz “Özel Nitelikli Kişisel Verilerin” (örneğin engellilik/sağlık durumu, adli sicil kaydı veya dernek/vakıf üyeliği gibi) işlenebilmesi amacıyla, yalnızca bu hususlara özel sunulacak onay kutucuğunu (checkbox) işaretleyerek vereceğiniz “Açık Rıza” hukuki sebebine dayalı olarak işlenmektedir.

İş başvurunuz ve mülakat süreçleriniz kapsamında özgeçmişiniz (CV) üzerinde kendi iradenizle belirttiğiniz veya Şirketlerimizin yasal yükümlülükleri gereği toplanan özel nitelikli kişisel verileriniz (sağlık/engellilik durumu, adli sicil kaydı, dernek/vakıf/sendika üyelikleri vb.), 6698 sayılı Kanun’un güncel 6. maddesi uyarınca aşağıda belirtilen hukuki sebeplere dayalı olarak işlenmektedir:

• Mevzuat Yükümlülükleri ve Kanun Hükmü (KVKK m. 6/2-a ve m. 6/2-e): Başvuru yaptığınız pozisyonun niteliği gereği mevzuatta özel bir adli sicil veya sağlık şartı öngörülmüşse (örneğin; belirli tehlike sınıfındaki üretim hatları için sağlık elverişliliği) veya 4857 sayılı İş Kanunu m. 30 uyarınca zorunlu engelli personel istihdamı kontenjanı kapsamında başvuruda bulunuyorsanız, bu özel nitelikli verileriniz açık rızanız aranmaksızın hukuka uygun olarak işlenir.
• Açık Rıza Şartı (KVKK m. 6): Yukarıda sayılan yasal istisnaların kapsamına girmeyen, ancak kendi iradenizle özgeçmişinize eklemiş olduğunuz veya Şirketlerimizin aday havuzu değerlendirmelerinde iş ilişkisi kurulmadan önce yasal bir zorunluluk olmaksızın işlenmesi gereken özel nitelikli kişisel verileriniz; yalnızca başvuru esnasında bu hususa ilişkin hazırlanan onay kutucuğunu (checkbox) işaretleyerek sunacağınız “Açık Rıza” hukuki sebebine dayalı olarak işlenmektedir.

İşlenen Kişisel Verileriniz

Şirketlerimizin insan kaynakları politikaları ve işe alım süreçleri kapsamında, adaylığınızın niteliğine ve bizimle paylaşmayı tercih ettiğiniz özgeçmiş içeriğine bağlı olarak aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenmektedir:

• Kimlik Verisi: Ad, soyad, doğum tarihi, doğum yeri, T.C. kimlik numarası ve cinsiyet bilgileri.
• İletişim Verisi: Telefon numarası, yerleşim yeri (ikametgah) adresi ve e-posta adresi.
• Mesleki Deneyim Verisi: Eğitim durumu, diploma bilgileri, meslek içi eğitim ve kurs bilgileri, sertifikalar, yabancı dil bilgileri ve mesleki unvan/deneyim geçmişi.
• Görsel ve İşitsel Kayıtlar: Özgeçmişiniz üzerinde yer alan veya mülakat sürecinde temin edilen vesikalık fotoğrafınız.
• Özlük ve Diğer Veriler: Erkek adaylar için askerlik durumuna ilişkin bilgiler.

Toplanan kişisel verilerinizin işlenme amaçları; 

Yukarıda sayılan kişisel verileriniz, KVKK’nın temel ilkelerine uygun olarak aşağıdaki sınırlı, belirli ve meşru amaçlar doğrultusunda işlenmektedir:

• Şirketlerimiz bünyesinde istihdam edilmek üzere başvuruda bulunan çalışan adaylarının başvuru ve mülakat süreçlerinin yürütülmesi.
• Adayların mesleki yetkinliklerinin, deneyimlerinin ve geçmiş iş tecrübelerinin başvuru yapılan açık pozisyona uygunluğunun etkin bir şekilde değerlendirilmesi.
• İşe alım süreçlerinin olumlu sonuçlanması halinde, adayın niteliklerine göre en doğru iş birimlerine ve pozisyonlara yerleştirilmesinin planlanması.
• İnsan kaynakları süreçlerimizin, kurumsal politika ve stratejilerimize uygun olarak yürütülmesi.
• Şirketlerimizin tabi olduğu iş ve sosyal güvenlik mevzuatından kaynaklanan yasal gerekliliklerin yerine getirilmesi ve faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi.
• Veri güvenliğinin sağlanması kapsamında, şirket sistemleri ve insan kaynakları uygulamaları için gerekli tüm teknik ve idari tedbirlerin alınması.

İşlenen Kişisel Verilerinizin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Şirketlerimiz, çalışan adaylarına ait kişisel verilerin güvenliği konusunda azami hassasiyeti göstermekte; KVKK’nın 12. maddesi uyarınca uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Toplanan kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metni’nin 4. maddesinde belirtilen işe alım ve değerlendirme amaçlarıyla sınırlı olmak üzere, KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde öngörülen şartlar çerçevesinde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilecektir:

• AJAN Grup Şirketleri (Ortak Veri Sorumluları Arası Aktarım): İnsan kaynakları havuzumuzun müşterek yönetilmesi ve ortak veri tabanı kullanımı doğrultusunda, başvuruda bulunduğunuz şirketimiz harisindeki diğer grup şirketimizde (AJAN Elektronik veya AJAN Makina) durumunuza ve yetkinliklerinize uygun açık bir pozisyon bulunması halinde, adaylığınızın buralarda da değerlendirilebilmesi amacıyla iki şirket arasında paylaşılabilecektir.
• Hizmet Sağlayıcılar ve Tedarikçiler (Veri İşleyenler): İnsan kaynakları süreçlerimizin dijital ortamda verimli bir şekilde yürütülmesi, aday kayıtlarının tutulması ve operasyonel süreçlerin yönetilmesi amacıyla Şirketlerimizin kullandığı bilgi teknolojileri, bulut altyapısı, ERP ve İK yazılım sistemi sağlayıcısı tedarikçilerimize (yalnızca sistemlerin barındırılması ve teknik destek alınması amacıyla sınırlı olarak) aktarılabilecektir.
• Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: Şirketlerimizin tabi olduğu mevzuattan kaynaklanan yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi (örneğin İŞKUR raporlamaları) veya adli/idari bir uyuşmazlık doğması halinde yetkili makamların hukuka uygun taleplerinin karşılanması amacıyla yasal hak ve sorumluluklarımız kapsamında ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilecektir.

Veri İşleme Süresi ve Muhafaza Süresi

Şirketlerimiz; kişisel verilerinizi işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen işe alım ve aday değerlendirme amaçlarıyla sınırlı olmak üzere, tabi olduğumuz iş hukuku mevzuatında yer alan zamanaşımı sürelerine ve kurumsal Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası kriterlerine riayet ederek işlemektedir.

Bu kapsamda aday verilerinizin muhafaza süreleri şu şekildedir:

• İş Başvurusunun Olumsuz Sonuçlanması Halinde: Özgeçmişiniz ve başvuru sürecinde toplanan diğer verileriniz, gelecekte Şirketlerimiz nezdinde doğabilecek uygun pozisyonlarda yeniden değerlendirilebilmeniz amacıyla (vereceğiniz açık rızaya istinaden) en fazla 1 (bir) yıl boyunca aday havuzumuzda güvenli bir şekilde saklanır.
• Açık Rıza Verilmemesi veya Sürenin Dolması Halinde: İleride değerlendirilmek üzere aday havuzunda saklanmasına ilişkin açık rıza vermemeniz veya 1 yıllık saklama süresinin dolması halinde, verileriniz takip eden ilk periyodik imha döneminde KVKK mevzuatına uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
• İş Başvurusunun Olumlu Sonuçlanması Halinde: Paylaştığınız kişisel veriler, özlük dosyanızın bir parçası haline getirilerek çalışanlarımıza uygulanan saklama sürelerine tabi kılınır.

İlgili kişinin Hakları ve Bu Haklarını Kullanması

İş başvurusu sürecinde kişisel verileri işlenen bir çalışan adayı olarak, KVKK’nın 11. maddesi kapsamında düzenlenen yasal haklarınıza (bilgi alma, düzeltme, silme, itiraz vb.) sahipsiniz. Bu kapsamda, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda belirtilen kanallar üzerinden Şirketlerimize iletebilirsiniz:

• Fiziki Yazılı Başvuru: Kimliğinizi teyit edici belgeler ile birlikte, “10039 Sok. No:10 AOSB – Çiğli / İzmir 35620 Türkiye” adresine ıslak imzalı bir dilekçe göndererek veya şahsen başvurarak,
• Elektronik Başvuru: Şirketlerimize daha önce bildirdiğiniz ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz üzerinden kvkk@ajancnc.com adresine güvenli bir şekilde e-posta göndererek.

Talepleriniz, Şirketlerimizin İnsan Kaynakları ve Hukuk birimleri tarafından incelenerek, niteliğine göre en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacak ve tarafınıza yazılı veya elektronik ortamda resmi cevap verilecektir. Başvuru süreçlerine ilişkin daha kapsamlı kurumsal esaslar internet sitemizde yayınlanan AJAN Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası içerisinde yer almaktadır.

PERSONEL AYDINLATMA METNİ

Aydınlatma Metninin Amacı ve Kapsamı

AJAN ELEKTRONİK SERVİS SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, AJAN MAKİNA VE YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ile AJAN YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (hepsi birlikte “AJAN” veya “Şirketlerimiz” olarak anılacaktır) olarak, 6698 sayılı Kanun kapsamında, Şirketlerimiz bünyesinde istihdam edilen tüm çalışanlarımızın (personelimizin) kişisel verilerinin korunması için her türlü idari ve teknik tedbiri en üst düzeyde almaktayız.

Şirketlerimizin Atatürk Organize Sanayi Bölgesi’nde (AOSB) yer alan 3 (üç) fabrikasındaki entegre makine üretimi, Ar-Ge, lojistik ve idari süreçlerindeki kurumsal bağları, ortak insan kaynakları politikaları ve merkezi ortak veri kayıt sistemi (İK/ERP veri tabanı) altyapısı mevcuttur. Bu doğrultuda; Şirketlerimiz ile akdetmiş olduğunuz iş sözleşmesi, fabrikalarımızdaki fiili mesai süreçleriniz, iş sağlığı ve güvenliği (İSG) uygulamaları ile özlük faaliyetleriniz kapsamında toplanan kişisel verilerinizi “ortak veri sorumlusu” sıfatımızla, işbu metinde açıklanan meşru sebeplerle, kanuni yükümlülüklerle ve yöntemlerle işlemekteyiz.

İşbu Çalışanlar İçin Aydınlatma Metni, KVKK’nın 10. maddesinde yer alan “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” uyarınca; ortak veri sorumlularımızın kimlikleri, iş ilişkisi sürecinde kişisel verilerinizin toplanma yöntemleri ve hukuki sebepleri, bu verilerin hangi meşru amaçlarla işleneceği, kimlere ve hangi amaçlarla aktarılabileceği, saklama süreleri ve Kanun’un 11. maddesinde sayılan yasal haklarınızın neler olduğu konusunda sizleri en şeffaf şekilde bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır. Aydınlatma metninde geçen “Kişisel Verileriniz” ifadesi, niteliği gereği özlük ve İSG süreçleri kapsamında işlenmesi zorunlu olan “Özel Nitelikli Kişisel Verileriniz”i (Sağlık verileri, adli sicil kaydı, kan grubu vb.) de kapsamaktadır.

Ortak Veri Sorumlularının Kimliği

İnternet sitemiz üzerindeki form alanları, teklif talepleri ve gezinme süreçleri kapsamında işlenen kişisel verileriniz, operasyonel ve bilgi teknolojileri altyapısını ortak kararlarla yürüten aşağıda unvanları yer alan şirketlerimiz tarafından “Ortak Veri Sorumluları” sıfatıyla yönetilmektedir:

• AJAN ELEKTRONİK SERVİS SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
• Adres: 10039 Sok. No:10 AOSB – Çiğli / İzmir 35620 Türkiye
• AJAN MAKİNA VE YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
• Adres: 10039 Sok. No:10 AOSB – Çiğli / İzmir 35620 Türkiye
• AJAN YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
• Adres: 10039 Sok. No:10 AOSB – Çiğli / İzmir 35620 Türkiye

(İşbu Aydınlatma Metni kapsamında yukarıda yer alan tüzel kişilikler birlikte “Ortak Veri Sorumluları” veya “Şirketlerimiz” olarak anılacaktır.)

Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri

Çalışanlarımıza ait kişisel ve özel nitelikli kişisel veriler; iş sözleşmesinin kurulması, özlük süreçlerinin yürütülmesi ve iş sağlığı ve güvenliği önlemlerinin alınması kapsamında, fiziki veya dijital ortamlardan, otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle aşağıdaki kanallar vasıtasıyla toplanmaktadır:

• Fiziki ve Dijital Özlük Teslimleri: İşe alım ve istihdam süreçlerinde bizzat elden teslim ettiğiniz veya insan kaynakları departmanına dijital olarak ilettiğiniz iş başvuru formları, özlük dosyası belgeleri (nüfus cüzdanı fotokopisi, ikametgâh, diploma, adli sicil kaydı, fotoğraf, kan grubu kartı vb.) vasıtasıyla,
• Personel Devam Kontrol Sistemleri (PDKS): Fabrika binalarımız, üretim tesislerimiz ve idari ofis giriş-çıkışlarında yer alan kartlı geçiş turnikeleri, şifreleme panelleri veya güvenlik bariyerleri vasıtasıyla otomatik yöntemlerle,
• İşyeri Fiziki Güvenlik Sistemleri: Fabrikalarımızın siber ve fiziki güvenliğinin sağlanması, üretim hatlarının denetimi ve iş kazalarının önlenmesi amacıyla ortak alanlara, üretim sahalarına ve koridorlara yerleştirilen Kapalı Devre Kamera Kayıt Sistemleri (CCTV) vasıtasıyla,
• Kurumsal İletişim ve İş Altyapısı: Şirketlerimize ait kurumsal e-posta adresleri üzerinden gerçekleştirdiğiniz yazışmalar, personelin kullanımına tahsis edilen kurumsal bilgisayarlar, kurumsal telefon hatları, dahili haberleşme programları ile işin ifası için kullanılan kurumsal İK/ERP yazılımları vasıtasıyla,
• Sağlık ve İSG Kanalları: İşyeri hekimliği bünyesinde gerçekleştirilen işe giriş ve periyodik sağlık muayene formları, sağlık raporları, iş kazası tutanakları ile İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) eğitim katılım listeleri vasıtasıyla elektronik ve fiziki ortamda toplanmaktadır.

Çalışanlarımıza ait kişisel veriler, işbu metnin 4. maddesinde yer alan meşru amaçlar doğrultusunda, 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen aşağıdaki yasal veri işleme şartlarına dayanılarak işlenmektedir:

• Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi (KVKK m. 5/2-a): Başta 4857 sayılı İş Kanunu, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu olmak üzere, Şirketlerimizin işveren sıfatıyla tabi olduğu ulusal mevzuatta çalışan verilerinin işlenmesinin zorunlu kılınması hukuki sebebine dayalı olarak.
• Sözleşmenin Kurulması veya İfası (KVKK m. 5/2-c): Çalışan ile Şirketlerimiz arasında akdedilen iş sözleşmesi hükümlerinin eksiksiz yerine getirilmesi, aylık maaş/ücret ödemelerinin banka hesaplarınıza aktarılması, primlerin, yan hakların ve hak edilen sosyal yardımların organize edilmesi için veri işlemenin doğrudan zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak.
• Veri Sorumlusunun Hukuki Yükümlülüğü (KVKK m. 5/2-ç): Kanuni personel özlük dosyasının tutulması, Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) bildirimlerinin ve gidiş-dönüş kayıtlarının yapılması, vergi kesintilerinin Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirilmesi, resmi kurum denetimlerinde yasal bilgi verme ve İSG mevzuatı kapsamında işyeri sağlık/güvenlik önlemlerini alma yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi hukuki sebebine dayalı olarak.
• Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması (KVKK m. 5/2-e): İş ilişkisinden veya iş sözleşmesinin feshinden doğabilecek olası iş hukuku uyuşmazlıklarında (kıdem/ihbar tazminatı, işe iade davaları vb.) yasal haklarımızın korunması, resmi arabuluculuk süreçleri ile yetkili adli veya idari makamlar nezdinde savunma hakkımızın tesisi ve takibi için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak.
• Veri Sorumlusunun Meşru Menfaatleri (KVKK m. 5/2-f): Çalışanlarımızın temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla; 3 fabrikamızın fiziki siber güvenliğinin kapalı devre kameralar (CCTV) ve PDKS logları ile korunması, iş akışının, üretim verimliliğinin kontrolü ve Şirketlerimize ait endüstriyel demirbaşların/makinelerin güvenliğinin temini meşru menfaati hukuki sebebine dayalı olarak.
• Açık Rıza Şartı (KVKK m. 5/1 ve m. 6/2): Kanunlarda açıkça zorunlu tutulmayan özel nitelikli kişisel verilerin (İSG dışındaki harici sağlık dataları veya varsa biyometrik veriler) işlenmesi, şirket içi sosyal/kültürel etkinliklerde çekilen fotoğrafların kurumsal internet sitesinde veya sosyal medya hesaplarında paylaşılması ile yan haklar kapsamında harici özel sigorta/emeklilik şirketleri ile veri paylaşılması süreçleri, yalnızca özgür iradenizle sunacağınız “Açık Rıza” hukuki sebebine dayalı olarak yürütülür.

İşlenen Kişisel Verileriniz ve İşlenme Amaçları

Şirketlerimiz ile aranızdaki iş ilişkisi (iş sözleşmesi) kapsamında, KVKK kurallarına ve yasal mevzuata uygun olarak güvenli bir şekilde aşağıdaki kişisel veri kategorileriniz işlenmektedir:

• Kimlik Verisi: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, doğum yeri, medeni durum, uyruk, fotoğraf ve sürücü belgesi (ehliyet) fotokopisi.
• İletişim Verisi: Telefon numarası, kişisel e-posta adresi, ikametgah/yerleşim yeri adresi ve acil durumlarda irtibata geçilecek yakınlara ait ad-soyad/telefon bilgileri.
• Özlük Verisi: Diploma/öğrenim belgesi, özgeçmiş (CV), askerlik durum belgesi, işe giriş-çıkış tarihleri, çalışma pozisyonu/unvanı, bağlı bulunulan fabrika/departman bilgisi, performans değerlendirme raporları, izin, devamsızlık ve fazla mesai kayıtları ile varsa disiplin soruşturması kayıtları.
• Finansal Veri: Banka hesap numarası, IBAN bilgisi, maaş/ücret detayları, prim, ikramiye, harcırah bilgileri, aile durum beyannamesi (sosyal yardım verileri) ile varsa maaş haczi/icra kesintisi ve nafaka bilgileri.
• Fiziki Mekan ve İşlem Güvenliği Verisi: Fabrika ve idari bina giriş-çıkışlarında tutulan PDKS turnike log kayıtları, akıllı kart numarası, kapalı devre kamera kayıt sistemleri (CCTV) vasıtasıyla ortak alanlarda kayda alınan ses ve görüntü kayıtları, kurumsal e-posta ve bilgisayar kullanım logları ile internet trafik (IP adresi) kayıtları.
• İşlem Güvenliği ve Performans Verisi: Şirket içi operasyonların yönetilmesi amacıyla geliştirilen AJANONE platformu üzerindeki kullanıcı hesap bilgileri, sisteme giriş-çıkış zaman damgaları, yazma/değiştirme işlem logları ile Yapay Zekâ (AI Agent) asistan modülü üzerinden gerçekleştirilen prompt/mesajlaşma geçmişi ve sistem iz kayıtları.
• Sağlık ve Özel Nitelikli Kişisel Veri: İşe giriş ve periyodik sağlık muayene raporları, akciğer grafileri, kan tahlilleri, işyeri hekimliği muayene kayıtları, kan grubu kartı, varsa engellilik durumu/oranı ve kronik hastalık/alerji bilgileri, iş kazası tutanakları ile adli sicil kaydı (sabıka kaydı) belgesi.

Toplanan kişisel verileriniz ile özel nitelikli kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen yasal şartlar dahilinde, Şirketlerimizin tabi olduğu mevzuat yükümlülükleri ve iş ilişkisinin ifası kapsamında aşağıdaki belirli, açık ve meşru amaçlar doğrultusunda işlenmektedir:

• Mevzuattan Kaynaklanan Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi: 4857 sayılı İş Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve ilgili diğer mevzuat uyarınca yasal bildirimlerin yapılması ve çalışan özlük dosyalarının mevzuata uygun olarak oluşturulması.
• İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) Faaliyetlerinin Yürütülmesi: 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamında işyeri hekimliği süreçlerinin işletilmesi, periyodik sağlık taramalarının yapılması, iş kazalarının önlenmesine yönelik tedbirlerin alınması ve çalışanların işin gereklerine ehil olup olmadığının tespiti amacıyla sağlık dosyalarının oluşturulması.
• Finans ve Ücret Politikalarının Planlanması: Çalışanlarımızın aylık maaş, ücret, fazla mesai, prim ve sosyal menfaatlerinin hesaplanması, bordro tanzimi, banka hesaplarına finansal transferlerin yapılması ve varsa icra/nafaka kesintilerinin yasal takibi.
• AJANONE ve Netsis Finansal Altyapı Güvenliği: Şirkete özel kurgulanan AJANONE iç yönetim platformu ile NETSIS muhasebe/ERP altyapısı arasındaki kuyruk mekanizmalarının, finansal veri transferlerinin güvenliğinin sağlanması ve sistemsel suistimallerin engellenmesi.
• Yapay Zekâ (AI Agent) ve Bilgi Güvenliği Denetimi: Arıza teşhisi süreçlerinde devreye alınacak olan Yapay Zekâ (AI Agent) asistan modelinin çalışanlar tarafından kullanım performansının analizi, siber güvenlik loglamasının yapılması ve bilgi güvenliği politikalarına uyumun denetlenmesi.
• Çalışan Memnuniyeti, Yetenek ve Kariyer Gelişimi: Personelin şirket içi performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi, eğitim planlamalarının yapılması, kariyer gelişim faaliyetleri ile çalışan memnuniyeti ve bağlılığı süreçlerinin planlanması.
• Fiziki Mekan ve Taşınır Mal Güvenliğinin Temini: Atatürk Organize Sanayi Bölgesi’nde (AOSB) yer alan 3 fabrikamızın, üretim hatlarının, kurumsal demirbaşların ve siber altyapımızın PDKS turnike logları ve CCTV kamera kayıt sistemleri vasıtasıyla 7/24 güvenliğinin sağlanması.
• Yan Haklar ve Sosyal Menfaat Süreçlerinin Yönetilmesi: Çalışanlar için tamamlayıcı sağlık sigortası, özel emeklilik planları, personel taşıma/servis lojistiği ve şirket içi sosyal/kültürel etkinliklerin organize edilmesi.
• Hukuk İşlerinin Takibi ve Savunma Hakkının Kullanılması: İş ilişkisinden doğabilecek olası iş hukuku uyuşmazlıklarında, resmi arabuluculuk süreçlerinde ve iş mahkemeleri nezdinde Şirketlerimizin yasal haklarının korunması ve savunma hakkının tesisi.
• Yabancı Personel ve İdari İşlemlerin Takibi: Şirketlerimiz bünyesinde istihdam edilen yabancı uyruklu çalışanların çalışma ve oturma izni başvurularının, vizelerinin ve yasal bürokratik süreçlerinin takibi.
• Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi: Düzenleyici ve denetleyici resmi mercilerin (SGK, İş Müfettişleri, Bakanlıklar, Gelir İdaresi vb.) kanuni yetkileri dahilinde Şirketlerimizden talep edeceği bilgi ve belge gereksinimlerinin hukuka uygun olarak karşılanması.

İşlenen Kişisel Verilerinizin Kimlere ve Hangi Amaçlarla Aktarılabileceği

Şirketlerimiz, çalışanlarımıza ait kişisel ve özel nitelikli kişisel verilerin güvenliği konusunda KVKK’nın 12. maddesi uyarınca uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri en üst düzeyde almaktadır.

Toplanan kişisel verileriniz; işbu metnin 4. maddesinde belirtilen meşru amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda, Kanun’un 8. maddesinde belirtilen yasal şartlar çerçevesinde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilecektir:

• AJAN Grup Şirketleri (Ortak Veri Sorumluları Arası Aktarım): Ortak insan kaynakları politikalarının planlanması, entegre merkezi İK/ERP otomasyon sistemlerinin yönetilmesi ve AOSB bünyesindeki 3 fabrikamız arasındaki operasyonel iş akışının takibi amacıyla AJAN Elektronik ve AJAN Makina tüzel kişilikleri arasında paylaşılabilecektir.
• Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: İş ve sosyal güvenlik mevzuatından doğan yasal bildirim ve prim ödevlerimizi eksiksiz yerine getirmek amacıyla; Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK), Türkiye İş Kurumu (İŞKUR), Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı ile kanuni yetkileri dahilinde hukuka uygun bilgi/belge talebinde bulunan yargı organları (mahkemeler, savcılıklar) ve idari kurumlara aktarılabilecektir.
• Tedarikçiler ve Hizmet Sağlayıcılar (Veri İşleyenler): Şirket faaliyetlerimizi ve iş ilişkisinin gereklerini yürütmek üzere sözleşmesel olarak hizmet aldığımız; aylık maaş, ücret ve harcırah ödemelerinin hesaplarınıza aktarılabilmesi amacıyla anlaşmalı bankalara, İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) periyodik muayene ve takip süreçlerinin yürütülmesi amacıyla Ortak Sağlık Güvenlik Birimlerine (OSGB) ve işyeri hekimine, kurumsal İK yazılım altyapı sağlayıcılarına, personel taşıma/servis lojistiği firmalarına ve fabrika yemek organizasyon şirketlerine aktarılabilecektir.
• Hukuk ve Denetim Danışmanları: Şirketlerimizin idari, mali ve hukuki işlerinin takibi, finansal süreçlerin denetlenmesi, VERBİS envanter uyumunun sürdürülmesi ve iş ilişkisinden doğabilecek olası iş hukuku uyuşmazlıklarında (arabuluculuk veya dava safhalarında) yasal haklarımızın korunması amacıyla avukatlar, avukatlık ortaklıkları, mali müşavirler ve bağımsız denetçilere aktarılabilecektir

Veri İşleme ve Muhafaza Süreleri

Kişisel verileriniz; işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere, Şirketlerimizin tabi olduğu ulusal mevzuatta yer alan zamanaşımı sürelerine riayet edilerek işlenmekte ve muhafaza edilmektedir. Kanunlarda veri işleme ve saklama sürelerine ilişkin yasal bir değişiklik yapılması halinde belirlenen yeni süreler esas alınır.

Amaçla sınırlılık ilkesinin bir gereği olarak, yasal saklama sürelerinin dolması veya verilerin işlenmesini gerektiren meşru nedenlerin ortadan kalkması halinde, verileriniz kurumsal Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca periyodik imha dönemlerinde silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

İnternet sitesi süreçleri kapsamında genel saklama sürelerimiz şu şekildedir:

İlgili Kişi Olarak Haklarınız ve Başvuru Usulü

İnternet sitemizi ziyaret eden veya form alanları üzerinden bizimle iletişime geçen bir veri sahibi (ilgili kişi) olarak, KVKK’nın 11. maddesi kapsamında düzenlenen yasal haklarınıza (bilgi alma, düzeltme, silme, itiraz vb.) sahipsiniz. Bu kapsamda, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda belirtilen kanallar üzerinden Şirketlerimize iletebilirsiniz:

• Fiziki Yazılı Başvuru: Kimliğinizi teyit edici belgeler ile birlikte, “10039 Sok. No:10 AOSB – Çiğli / İzmir 35620 Türkiye” adresine ıslak imzalı bir dilekçe göndererek veya şahsen başvurarak,
• Elektronik Başvuru: Şirketlerimize daha önce bildirdiğiniz ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz üzerinden kvkk@ajancnc.com adresine güvenli bir şekilde e-posta göndererek.

Talepleriniz, Şirketlerimizin İnsan Kaynakları ve Hukuk birimleri tarafından incelenerek, niteliğine göre en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacak ve tarafınıza yazılı veya elektronik ortamda resmi cevap verilecektir. Başvuru süreçlerine ilişkin daha kapsamlı kurumsal esaslar internet sitemizde yayınlanan AJAN Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası içerisinde yer almaktadır.

AJAN GRUP ŞİRKETLERİ KAPALI DEVRE KAMERA (CCTV) SİSTEMLERİ İLE İZLEME FAALİYETİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

1. Veri Sorumlularının Kimliği

İşbu Aydınlatma Metni; AJAN ELEKTRONİK SERVİS SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, AJAN MAKİNA VE YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ile AJAN YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (hepsi birlikte “AJAN” veya “Şirketlerimiz” olarak anılacaktır) tarafından ortaklaşa işletilen fiziki yerleşkeler, fabrika alanları, showroom ve idari binalarda yürütülen kapalı devre kamera (CCTV) ile izleme faaliyetleri hakkında ilgili kişileri (çalışanlar, ziyaretçiler, tedarikçiler ve kurumsal müşteri temsilcileri) bilgilendirmek amacıyla “Ortak Veri Sorumluları” sıfatıyla hazırlanmıştır.

2. İşlenen Kişisel Veriler, Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Şirketlerimize ait tesislerin girişleri, dış cepheleri, üretim hatları, koridorlar ve ortak kullanım alanlarında bulunan toplam yasal sınır dahilindeki güvenlik kameraları vasıtasıyla; yerleşkemizi ziyaret eden kurumsal müşteri temsilcilerimizin, tedarikçilerimizin, misafirlerimizin ve çalışanlarımızın Fiziki Mekan Güvenliği (Görüntü Kaydı) verileri, kamera sistemlerinin kayda başlaması suretiyle otomatik yöntemlerle toplanmaktadır.

Söz konusu kişisel veriler, KVKK’nın 5. maddesinin 2. fıkrasının;

(ç) bendi uyarınca veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi (5188 Sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuat),

(f) bendi uyarınca ilgili kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirketlerimizin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (yerleşke güvenliğinin tesisi, iş sağlığı ve güvenliğinin sağlanması, siber ve fiziki varlıkların korunması),

hukuki sebeplerine dayalı olarak açık rıza aranmaksızın hukuka uygun olarak işlenmektedir.

3. Kamera İle İzleme Faaliyetinin Amaçları

Toplanan görüntü kayıtları yalnızca aşağıdaki belirli, açık ve meşru amaçlar doğrultusunda işlenmektedir:

• Şirketlerimize ait fabrika, idari bina ve yerleşkelerin fiziki mekan güvenliğinin 7/24 esasıyla temin edilmesi,
• Üretim tesislerinde İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) kurallarına uyumun takibi ve olası iş kazalarının anlık tespiti,
• Şirketlerimize, çalışanlarımıza veya ziyaretçilerimize ait taşınır/taşınmaz mal ve kaynakların güvenliğinin sağlanması (hırsızlık, mala zarar verme vb. risklerin önlenmesi),
• Yerleşke genelinde yetkisiz alanlara girişlerin engellenmesi ve ziyaretçi trafiğinin güvenli yönetimi,
• Olası adli veya idari uyuşmazlıklarda, suç teşkil eden eylemlerde ya da mevzuata aykırı durumlarda yasal delil üretilmesi ve savunma hakkının tesisi.

Önemli Not: Şirketlerimiz tarafından yürütülen izleme faaliyeti, veri sahiplerinin mahremiyetini ihlal edecek alanlarda (lavabolar, ibadethane, soyunma odaları vb.) kesinlikle yürütülmemektedir. İzleme alanları sadece amaca hizmet eden ortak alanlarla sınırlandırılmıştır.

4. İşlenen Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Kamera sistemi ile elde edilen görüntü kayıtları rutin ticari operasyonlarımız kapsamında hiçbir üçüncü kişiye aktarılmamaktadır. Söz konusu kayıtlar, KVKK’nın 8. maddesindeki yasal şartlar dahilinde yalnızca:

• Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşlarına: 5188 sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuattan doğan yasal yükümlülüklerimizin ifası amacıyla veya adli/idari bir soruşturma, kovuşturma kapsamında resmi olarak talep edilmesi durumunda yasal mercilere (Emniyet, Savcılık, Mahkemeler vb.),
• Hukuk Danışmanlarımıza: Şirketlerimize yönelik olası bir yasal iddianın, tazminat talebinin veya hukuki uyuşmazlığın takibi amacıyla sınırlı olarak Şirket avukatlarımıza aktarılabilecektir.

5. Verilerin Saklanma Süresi ve Güvenliği

Kamera kayıtları, Şirketlerimizin Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca, sektörel takvimler ve Kurul kararları göz önünde bulundurularak en fazla 1 (bir) ay (30 gün) boyunca sunucularımızda şifreli olarak muhafaza edilmektedir. Bu sürenin dolmasıyla birlikte kayıtlar, üzerine yeni görüntülerin yazılması yöntemiyle otomatik olarak geriye dönülemez şekilde silinmekte veya yok edilmektedir.

Kayıtların tutulduğu dijital sistemlere erişim yetkisi teknik yetki matrisi ile sınırlandırılmış olup, yalnızca sınırlı sayıda yetkili idari işler ve bilgi teknolojileri personeli tarafından şifreli erişim panelleri üzerinden görüntülenebilmektedir.

6. İlgili Kişi Olarak Haklarınız ve Başvuru Usulü

Kanun’un 11. maddesi uyarınca, görüntülerde yer aldığınızı kanıtlayıcı ek bilgiler (ziyaret tarihi, saati ve bulunduğunuz alan bilgisi gibi unsurları belirterek) sunmak kaydıyla haklarınıza ilişkin taleplerinizi; “10039 Sok. No:10 AOSB – Çiğli / İzmir 35620 Türkiye” adresine yazılı olarak ıslak imzalı dilekçeyle veya sistemlerimizde kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden kvkk@ajancnc.com adresine iletebilirsiniz. Talepleriniz niteliğine göre en geç 30 gün içinde yasal olarak sonuçlandırılacaktır.